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【定型文付き】ビジネスメールの書き方・送り方・マナーは?社会人の常識を基礎から解説!

ビジネスメールの書き方【基本】

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ビジネスメール_書き方

ビジネスの場において社内や取引先・得意先に対してビジネスメールを送る機会はたくさんあります。

そのときには、マナーを守った正しい書き方や送り方をする必要があります。

この記事では、ビジネスメールの基本について紹介します。

社会人として正しい作法でビジネスメールを送れるようになりましょう!

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結論から書く

ビジネスメールというのは、基本的に仕事に関するやり取りをおこないます。

ビジネスマンは基本的に忙しいものです。

メールをじっくり読むことに時間をかけられない人も多いでしょう。

そのため結論から書くのが良いマナーです。

結論を先に書くことによって、受け取った人はすぐに用件を把握することができます

例えば、「打ち合わせの件について連絡しました」とはじめに書きましょう。

【例】「○○の件についてメールを送りました」

このような文例を参考にしてメールを送れば、相手は返信しやすくなるでしょう。

挨拶をする

ビジネスメールは仕事に関する取りするものですので、最低限の作法やマナーはわきまえるべきでしょう。

そのため、メールのはじめと終わりにはきちんと挨拶をしておくべきです。

特に目上の人や社外に送るメールでは挨拶をするのが基本の書き方となります。

挨拶は定型文でかまいません。

あまりかしこまった挨拶をする必要はないですが、相手に失礼にならないように最低限の挨拶をするのが無難です。

【例】

「大変お世話になっております」、「いつもご愛顧いただきありがとうございます」

毎回、決まった挨拶を定型文そのままに入れているという方も多いです。

ビジネスメールの宛先の書き方

ビジネスメール_宛先
ビジネスメールの宛先はとても重要です

送り先を間違えると、重要な情報を社外の人間に漏らしてしまう可能性もあるからです。

宛先を間違えるようなことはあってはなりません。

こちらではビジネスメールの宛先について、社会人が知っておくべき作法を紹介します。

To・BCC・CCの違い・使い分け方

どのようなメールソフトでも、宛先を選ぶ際にはToとBCC、CCを用いることになります。

Toは送りたい相手を直接指定して、その人にのみメールを送るというものです。

一般的によく用いられるのはこちらでしょう。

BCCというのは、複数名に一斉送信したいときにそれぞれのアドレスを指定するというものです。

メールをBCCで送られた人は、それが他にどんな人に送られたのかは分かりません

面識のない複数の人にメールを送るときに使いましょう。

また、CCも複数の人に一斉送信できるのですが、こちらはお互いのアドレスが分かるものです。

そのため不用意にCCを選択すると、個人情報が拡散してしまうため注意しましょう。

社内に送る場合

社内の人間にメールを送る際の宛先の書き方についてご紹介します。。

メールの中に宛先を書いておくのは社会人としてのマナーです。

登録してあるアドレスであれば、送り主や受け取り主が誰なのか分かりますが、ビジネスの場では初めて相手とやり取りを始めるという場合も多いからです。

送る相手ごとに宛先の書き方を教えます。定型文として参考にしてください。

会社名や部署名を記載する

個人情報は正確に記載しましょう。

同じ会社の中に、同姓同名の人物がいるかもしれません。

たとえ同一企業であっても、企業名まで書いておくべきです。

【例】「○○株式会社 ○○支店 ○○営業部長 ○○様」

社外・取引先に送る場合

社内の人だけでなく、社外や取引先の人にもビジネスメールを送る機会はあります。

その場合の宛先の書き方についてポイントを紹介します。

会社名や役職名、部署名を正確に書く

社外や取引先の場合は、同じ企業の相手に送る場合よりもさらに宛先に気をつけましょう。

企業名や役職名、部署名まで正確に書くことが大切です。

万が一間違えてしまうと、とても失礼になってしまうのに加えトラブルのもとになります。

複数の人に送る場合

複数の人にメールを送るというケースがあります。

その場合、宛先は並べて記載することになります。

その際もテンプレ通りに会社名や部署名、本人の名前を書けばいいのですが、宛名の順番にポイントがあります!

基本的に役職の高い順番に記載します

【例】「○○本店営業部部長 ○○様 支店○○様」

送り先の所属している会社がそれぞれ違うという場合は会社の関係にのっとって順番を決めましょう

直接のクライアントを優先して書きます。

【例】「株式会社A社 ○○事業部 ○○様 株式会社B社 ○○営業部 ○○様」

ビジネスメールの件名の書き方

ビジネスメール_件名
ビジネスメールでは件名の書き方にもルールがあります。

件名の詳しい書き方を説明します。

件名は短くまとめる

件名が長すぎてしまうと、画面に一度に表示されなくなります。

これでは相手にストレスを与えてしまうため、やってはいけません。

できるだけ短くまとめて、一目で内容を把握できるようにしましょう

20字ほどが良いとされています。

件名には本当に必要な情報のみを含めるようにします。

残りの情報については、ビジネスメールの本文できちんと説明できれば良いのです。

確認や報告、相談などを含める

用件のポイントを短い言葉にまとめて含めるとよいでしょう。

確認、報告、相談などといった要件のおおまかなカテゴリーを件名に入れるのです。

その際、「ご確認」や「ご報告」、「ご相談」と敬語に直すのを忘れずに行いましょう。

これらの言葉を含めることによって、メールを送った意図を相手に伝えることができます。

メールを受け取った側に、何を求めているのかが分かりやすい件名を心がけましょう。

そうすることで、ビジネスメールのやり取りがスムーズになります。

【例】「○○の業務についてのご相談」、「○○業務についてのご確認」

用件が複数ある場合

基本的に1つのビジネスメールには、1つの用件のみ含めるべきです。

しかし、相手への配慮としてメールのやり取りを省略する場合は、件名に2つの用件を含めても構いません

件名に複数の仕事や業務についての内容を含めたいならば、たとえば「○○+○○」というテンプレを参考にしましょう。

あるいは、「○○と○○」としてもよいです。

相手に見やすい書き方を工夫してください。

自分なりの書き方を見出したならば、それをテンプレとすれば件名を毎回スムーズに書いていけるでしょう。

ビジネスメールの本文の書き方

ビジネスメール_本文
ビジネスメールでは本文はとても重要です。

こちらで仕事についての詳しい説明をしたり、業務についての指摘や相談などをするのです。

大事なビジネスメールの本文の書き方を説明します。

メールの本文のテンプレ

メールの本文については、「結論→理由→詳細」という順番で書くと分かりやすいでしょう。

この流れでメールを書いていけば、相手に意図をしっかりと伝えることができます。

前置きとして概要を入れる

仕事や業務についての詳しい内容のメールを送る場合はどうしても長い文章になってしまいます。

この場合は、前置きとしてメールの概要をちゃんと説明しましょう

そこを見れば、概要がすぐに理解できるという書き方をするのです。

こうしておけば相手に分かりやすいビジネスメールとなります。

たとえば、どういう仕事や業務についてのメールなのか、具体的にどういう用件なのかを箇条書きにしておくという方法もあります

いろいろとメールの送り方を工夫してみましょう。

ビジネスメールに資料を添付するときのマナー

ビジネスメール_資料
ビジネスメールの送り方として、資料を添付する際のやり方が分からないという方がいるかもしれません。

社外の人に業務の詳しい資料を送るというケースもあるでしょう。

こちらではビジネスメールの正しい送り方として、どのように資料を添付すればよいのか、その際のマナーについて簡潔にまとめました。

件名に資料の件を含めるべき

ビジネスメールを受け取る側にとっては、添付されたものが何なのか分からないと不安になります。

そこで、件名でそれがどのような資料なのか説明しておくべきです。

「○○送付の件」という定型文を使うとよいでしょう。

注意点として「○○資料」という件名にするべきではありません。

これでは言葉足らずであり、失礼となります。

【例】「○○業務の資料の件について」

ファイルの形式に注意する

特定のOSやソフトでないと開けないファイルはたくさんあります

自社で使っているソフトを、取引先も用いているとは限らないのです。

初めて資料を送付するならば、事前にどのようなファイル形式が望ましいのか確認を取っておきましょう。

これは確実に資料を確認していただくために、とても大切なマナーです。

ビジネスメールで使えるテクニック

ビジネスメール_テクニック

メールの送り方によって、相手に与える印象は異なります。

どのような送り方や連絡をすればビジネスで効果的なのか、実際に使えるテクニックを紹介します。

文末を柔らかくする

相手に何か依頼するときには、つい「~してください」を多用してしまうことがあります。

しかし、これでは相手に押し付けているような印象を持たれてしまう可能性があります。

書き換え方としては「~していただけると幸いです」や「~していただければありがたく存じます」といった表現があり、これらを活用すると好印象です。

ビジネスメールを上手く送れば仕事が上手くいく

仕事を円滑に進めるために、ビジネスメールはとても重要です。

今では仕事のやり取りのほとんどがビジネスメールで行われる時代となっています。

上手くビジネスメールを使いこなすことで、あなたの評価を上げ、仕事でもっと成功できるようになるでしょう。

ビジネスメールの正しい送り方やテクニックを身につけ、ビジネスで活躍できる人材になりましょう!

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