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手紙の書き方をビジネスの文例で学ぶ!横書きが基本?【定型文あり】

ビジネス手紙サムネイル

ビジネスでも手紙を書く機会が少なくなりましたが、大切なビジネスの時には手紙を書くことは重要です。

手紙の書き方は横書きと縦書きで違います。

横書きの手紙の書き方は友人に送る時にも役立ちますので、文例を見ながらたまには手紙を書いてみてください。

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手紙の書き方のマナー

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昔は、会社内部の情報伝達や友達同士の交流などの連絡に手紙を活用するのが主流でした。

現在では冠婚葬祭や年賀状ぐらいしか、手紙を書かなくなった人も多いかもしれません。

しかし、電子メールで文章を書く時にも、手紙の書き方のルールやマナーを知っていれば、社内外にお知らせするときに失礼のない文章を書けるようになります。

また、ビジネスシーンではまだまだ手紙の書き方のルールやマナーが重要です

まずはルールやマナーから確認していきましょう。

手紙の書き方のルールやマナーを知ろう

まずは手紙の基本的な構成を知ることが大事です。

ただの挨拶文章やお知らせを送る時にも、基本的な構成を知ることで、自分も書きやすく読み手にも分かりやすい文章を書けます。

手紙の構成は前文・主文・末文・後付けの4個のブロックに分けるのが一般的です。

いきなり内容から始まるのではなく、季節に合わせた前文、目的の主文、結びの言葉にあたる末文、いつ誰が誰に書いたか日付などを示す後付けなどに分けられます。

このように4個のブロックに分けて文章を考えると、自分も相手も書きやすく、理解しやすい綺麗な文章に近づきます。

また相手に合わせた敬語を文章に組み込むことも重要です。

一般的には手紙は謙譲語で書くことが望ましいとされています。

ビジネスシーンでの案内文や紹介状などでは手紙を多用することがあるので、綺麗な日本語を使い失礼のないようにします。

手紙の書き方を学ぶ前に知っておきたい構成

letter01

手紙を正しく書くために、どこに何を書くのか知っておかなければなりません。

ここからは手紙の書き方を学ぶ前に手紙の構成を4つのブロックに分けて詳しく解説します。

前文

頭語に続き、季節の変化を手短に表現する部分です。

相手の安否を気遣うとともに、こちらの様子も伝えます。

場合によっては、お礼やお詫びの挨拶も追記します。

主文

手紙の本題となる部分です。

主文の冒頭には起語を配置し、唐突な書き出しにならないよう主文につなげていきます。

具体的な起語は下記の通りです。

  • さて
  • ところで
  • 先日は
  • つきましては
  • 誠に申し上げにくいのですが

主文を記載する際には、伝えたい項目に優先順位をつけたり、句読点や段落分けを有効活用したりして読みやすくするのがポイントです。

末文

主文にあわせて書く内容が変化する部分です。

先方の健康や繁栄を祈る内容で締めくくるのが一般的ですが、返答を求めるケースもあります。

返答を求める場合は「お返事いただければ幸いです」などの文を記載します。

後付け

いつ、だれが、だれ宛てに書いた手紙であるかを示す部分です。

厳格な手紙では年、月、日などの発信日を記載するのが一般的です。

連名で署名するときは、上位者が宛名に近くなるように下位者から記載します。

手紙の書き方【便箋の場合】

便箋で手紙を書く場合も、相手によって横書きと縦書きを使い分ける必要があります。

ビジネスシーンでは特に、目上の人に便箋で手紙を送る時の書き方は縦書きが望ましいとされています。

縦書きの際にも冒頭で述べた4個のブロック分けをすることで綺麗な文章を書くことができるでしょう。

それでは横書きと縦書きの違いや、使い分け方を解説していきます。

横書きの場合

横書きの便箋の手紙を書く相手は、主に友人や親しい間柄の人間関係の人に対してです。

構成は前文、主文、末文、後付けの4個のブロックに分けて書きますが、基本的には自然体での文章が相手にとっても親しみやすいでしょう。

丁寧な文章を書くことは大事ですが、友人や親しい関係の人に堅苦しい言葉を使ってしまうと、よそよそしく思われてしまう場合もあります。

誤字、脱字に注意をして敬語を使うよりは、なるべく普段使うような口調の文章の方が喜ばれます。

縦書きの場合

ビジネスシーンでも案内文などは横書きで書くことも多いです。

しかし、お礼状や挨拶状、詫び状、冠婚葬祭の案内では、縦書きの方が丁寧な印象を出せるため、送る相手が目上の人であれば縦書きをお勧めします。

縦書きの構成も前文、主文、末文、後付けの4個のブロックに分けて書きますが、文章は敬語を使った方が良いでしょう。

誤字脱字はもちろんですが、縦書きは目上の人に贈ることが多いために丁寧な言葉使いを中心として構成を考えます。

冒頭の前文には季節に合わせた文章をいれて、主文、末文、後付けにも敬語を中心に丁寧な言葉使いに注意しましょう。

挨拶状などでは送り先の宛名や後付けの送り主の宛名を間違えないようにして、自分の宛名には役職はつけないほうが望ましいでしょう。

ビジネスシーンでの前文の注意点

縦書きの冒頭である前文は4つの構成で作られています。

「頭語」「時候の挨拶」「祝福の挨拶」「感謝の言葉」などです。

決まって使う言葉があるので、アレンジすればビジネス文章の前文を簡単に作れます。

文例は「貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。」「貴会いよいよご発展の由、何よりと存じます。」などです。

頭語→時候の挨拶→祝福の挨拶を続けてみますと「拝啓 春暖の候、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。」といった形が出来上がります。

定型文として自分の中でいくつか作っておくと便利でしょう。

末文について

手紙を書く際に、冒頭と結びの言葉は重要です。

特にビジネスシーンでは前文と末文で丁寧な敬語や季語を使い、上手く結びの言葉でまとめることが全体の評価に繋がります。

末文で結びの挨拶で綺麗に締めくくることで、手紙の印象が大きく変わることを述べました。

文例としては、「お体をお大事になさってくださいませ」「お健やかにお過ごしくださいませ」「ますますのご発展をお祈り申し上げます」などがあります。

こちらも定型文として、自分の中にいくつか引き出しを作っておくとよいでしょう。

また今後に繋げる挨拶や文章を他の誰かに繋いでほしい場合なども、結びの言葉としていくつか文例があるので下記を参考にして見て下さい。

手紙の書き方【一筆箋の場合】

一筆箋を使って書くときには、細かいルールは特にありません。

その上で、冒頭で相手の宛名、文末で自分の名前をきちんと明記すると、温かみのある文章に近づきます。

また、目上の人には敬語で、親しい友人なら普段使う言葉使いで文章を送ると喜ばれるでしょう。

横書きの場合

一筆箋の場合も便箋と同じように前文・主文・末文・後付けの4個のブロックで作成されています。

ただ便箋ほど細かなルールはないために、宛名・書出し文・伝えたい内容・結び・自分の名前ぐらいで簡単に書くとよいでしょう。

横書きを使用する相手は、友人や親しい間柄に留めておき、プレゼントの中に入れるメッセージカードや借りたものを返す時に添える手紙などに使用します。

縦書きの場合

縦書きの場合は、親しい間柄の人に送る際にも用いられますが、目上の人に簡単な挨拶状を送るときに使用しても良いでしょう。

その際にも宛名や誤字、脱字のないように確認することが大切です。

特に年配の方に送る際には手紙は縦書きで書くというこだわりのある人もいますので、初めて手紙を送る人などには縦書きが無難でしょう。

親しき中にも礼儀ありという言葉もありますので、特に目上の人に送る、簡単な手紙でも敬語を使うことは忘れずに、結びの言葉まで丁寧に書くことを心がけましょう。

また急ぎの用件だけ伝えたいときは、前略~草々を使います。

注意したいのは前略を使うことで、前文を飛ばして本題に入るために一筆箋などの簡易的な手紙には使用しても構いません。

ただし、便箋などで畏まった文章を送る時は拝啓~敬具を用いることが一般的です。

一筆箋は便箋と違った書き方を

一筆箋は様々な用紙に書く場合があります。

手紙の冒頭の季節の挨拶文だけでなく、紙自体もその季節に合わせて、柄を変えてみるのもポイントの一つです。

日本には四季があり、春夏秋冬とそれぞれに季節があります。

手紙を書く紙一つにも四季を感じさせる物を使うと受け取る側も嬉しいものでしょう。

手紙の書き方【ビジネスで使える定型文】

手紙を書く際に、自分で前文、末文の定型文を作っておくと以後手紙を書くときに悩まずに済みます。

早速、いくつか文例を紹介しましょう。

送る相手によって定型文を使い分けよう

友人や親しい人に送る文章と、目上の人に送る文章の定型文が同じだとよろしくありません。

それぞれの人に合った定型文を考えておくことが大事です。

それでは、1つ案内状の定型文を紹介していきます。

内容を少し変えることで様々な行事の案内にも使えますので、ぜひ利用してみてください。

平成○○年○○月○○日
社員 各位
〇〇株式会社
〇〇管理課

歓送迎会のお知らせ

 拝啓 秋風も心地よい好季節、皆様毎日のお疲れ様です。この度、新入社員と移動となる従業員の歓送迎会を開きたいと存じます。つきましては下記の日程で執り行ないますので、日程の調整をお願いします。新入社員には当社の雰囲気を理解してもらい、送り出す人たちには今までの感謝の意を込めてご多忙とは存じますが、御参加のほどをお願いします。

敬具

1.日 時   平成○年○月○日(○) 〇時から〇時まで
2.場 所   居酒屋〇〇〇 〇〇店
○○県○○市○○○○
電話番号 ○○○○○○○○○○

以上

上記のように前文の宛名、主文の要件、末文の結び、後付けで送り主(開催場所)を簡潔にまとめると良いでしょう。

冒頭の宛名に注意しよう

文例では手紙の冒頭にあたる部分には自社の宛名を書きます。

その際に発信者を明確にする必要があります。

部署や担当社員をはっきりと書き、問い合わせしやすいようにしておくと親切です。

取引先に送る場合は、会場までの地図などをあわせて添付することで分かりやすくなります。

歓送迎会で仲の良かった取引先に案内することもあるので、誤字脱字をチェックして間違いのないようにしましょう。

手紙の書き方を知って大切なビジネスシーンに備えよう!

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簡単なお礼状でも手書きで書くことで自分の気持ちを相手に伝えやすくなります。

もちろん目上の人に出すときは丁寧な敬語を忘れずに書くことは大事です。

大事なビジネスパートナーに手紙を送ったり、しばらく連絡を取ってない友人に簡単な手紙を書いてみたりしてはどうでしょうか?

そこから新しい取引や出会いが生じるかもしれません。

まずは切手と封筒を用意して、送りたい相手を考えてみましょう。

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