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添え状は何のために送るの?|履歴書と送付する目的や正しい書き方についても徹底解説!

添え状

添え状って何のためのもの?
添え状ってどうやって書くの?

そんなお悩みを抱えていませんか?

そこでこの記事では、添え状がどういうものなのかについてや、添え状の書き方について詳しく説明していきます。

また、今回は添え状のテンプレートも用意しているので、この記事を読むだけで誰でも簡単に添え状を書くことができます!

その他にも、やってはいけないNG例も紹介するので、失敗も防ぐことができます

あなたも添え状を書いて、書類選考突破のために万全を期しましょう!

「添え状」をざっくりいうと
  • 応募書類を送付する際に同封するもの
  • 挨拶や差出人、同封している書類の概要を知らせる役割がある
  • 応募書類の補足や自己PRもできる
  • 書きすぎなど、やってはいけないこともある
  • 添え状の有無で合否は決まらないが、評価が有利に働く場合がある
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添え状の役割

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添え状_役割

添え状の役割をご存知ですか?

添え状を添えるのが当たり前すぎて考えたこともなかったという方も、一度確認してみましょう!

添え状を送る目的は?

添え状は履歴書や職務経歴書などの応募書類に同封するもので、ひと目で差出人や郵送書類の概要を知らせるための書類です。

添え状1枚で、挨拶状書類の内容通知(概要や枚数、送付の目的等)、応募書類の補足の役割を果たしてくれます。

まず添え状は「本来対面で行うべき挨拶の代わり」という意味があり、対面で渡すべき書類を送付する場面で同封します。

また、添え状の主な役割が書類の内容通知です。

誰が、誰に、どんな目的で、どんな書類を、何枚送ったのか、といったことを受け取り側に知らせます。

受け取り側は送られてきた書類の内容が簡単に把握できますし、送る側も紛失や入れ忘れなどを防げることがメリットです。

さらに、応募書類の内容で補足したいことがあれば説明することもできます

自己PRや志望動機を書くなら、履歴書や職務経歴書に書いていないことを記入するようにしましょう。

あくまで補足ですので、長文になると逆効果になるので簡潔になるよう注意して下さい。

添え状が必要な場合と必要ではない場合がある?

添え状は必要・不必要かどうかは、応募書類を手渡しするか、送付するかどうかで決まります。

面接などで応募書類を手渡しで提出する場合、添え状は必要ではありません

一方、応募書類を送付する場合、添え状は必要になります。

先述の通り、添え状は応募書類を送付する際に同封するもので、対面のあいさつの代わりとなるものです。

手渡しする際は「応募書類を提出させていただきます」などと一言添えて渡すようにしましょう。

また、応募書類を手渡しする際も封筒に入れて渡します。

封筒には氏名と「応募書類在中」と記載しておきましょう。

添え状の書き方・マナー

添え状_書き方_マナー

添え状を書くにあたって、書き方に不安がある方もいらっしゃると思います。

マナーが欠如していると、印象が悪く思われてしまう可能性があるので、十分に注意をしましょう。

みなさんが疑問に思うであろう部分をまとめたので、ぜひチェックしてみてください!

添え状のサイズは?

添え状_サイズ

添え状はA4サイズが基本です。

ほとんどのビジネス文書がA4サイズなので、採用担当者が扱いやすくなります。

添え状は補助的な書類なので、1枚でおさめるようにしましょう

添え状は横書きで書くの?それとも縦書き?

添え状_書き方

添え状は横書き、縦書きなどの決まりはありません。

横書きにするか、縦書きにするかは、PCで作成するか、手書きで作成するかで決めれば良いでしょう。

基本的には、PCなら横書き、手書きなら縦書きとなっています。

PCで作成する人が多いので、横書きが一般的です。

履歴書や職務経歴書も横書きが多いので、横書きで作成するのがおすすめです。

添え状には「拝啓」と「敬具」を付ける?

添え状_書き方

書き出しは「拝啓」を頭語として、「敬具」の結語で締めましょう。

頭語と結語の組み合わせは決まってるので、間違えたものを記載しないように注意してください

頭語と結語は、「拝啓」「敬具」が一般的ですし、無難です

添え状は手書きで書く?それとも印刷?

添え状_書き方

添え状は手書きでも印刷でも、どちらでも大丈夫です。

もし応募企業からの指示があるなら、指示にあわせて書きましょう。

一般的なのは印刷で、キレイで見やすいですし、訂正も容易で効率的です

添え状の封筒への入れ方は?

添え状_封筒_入れ方

添え状は応募書類の一番上に重ねて封筒に入れて下さい。

応募書類の内容を通知する目的があるので、最初に目につくように入れる必要があります

添え状のテンプレート

添え状_テンプレート

添え状の書き方がわかったところで、テンプレートを紹介します。

以下の記入例を見て、どのような書き方をしているか、チェックしてみてください。

出典:https://www.r-agent.com/guide/article1191/

添え状_書き方

各項目について1つ1つ説明していきます。

日付

添え状に記載する日付は、郵送の場合は投函する日にし、履歴書などと揃えます。

日付は、西暦でも和暦でも問題ないですが、こちらも履歴書など同封する書類と統一しましょう。

宛先

宛名は封筒に正式名称で書きましょう。

「株式会社〇〇 人事部御中」や「株式会社〇〇人事部 採用ご担当者様」などと記載します。

個人名で記載する場合は「〇〇様」と記載して下さい。

署名

署名は応募企業の宛先より下側に位置するように記載します。

記載するのは以下の4項目です。

署名欄の記載事項
  • 住所
  • 氏名
  • 電話番号
  • メールアドレス

電話番号とメールアドレスについては、連絡が付きやすいものを書くようにしましょう。

件名

何についての添え状かわかるように件名を記載します。

企業の採用に応募する際には、「応募書類の送付につきまして」や「履歴書、職務経歴書の送付について」などと記入するのが通例です。

挨拶文

挨拶文は「拝啓」の後に続いて記載します。

「貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」、「貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます」といった定型文を利用しましょう。

「時候の挨拶」は入れても入れなくても大丈夫です。

もし入れたい場合は、「拝啓」の後に記載してください。

時候の挨拶は月ごとに言葉が変わりますので、提出する時期に合わせて書きましょう。

本文

本文はシンプルに記載しましょう。

「この度、貴社の採用情報を拝見し、下記の応募書類を送らせていただきました。」など応募書類を送った旨を記載します。

送付の旨以外には履歴書や職務経歴書に記載できなかった補足を書きましょう。

履歴書や職務経歴書に書けていない自己PRでアピールや特にアピールしたい点を記載するのがおすすめです。

ただし、なるべく簡潔におさめるようにしましょう。

本文を書き終えたら結語の「敬具」と書きます。

敬具の後は改行して、中央に「記」と記載し、下に同封書類の内容と枚数を箇条書きで記入します。

全て書き終えたら、「以上」で締めましょう。

添え状を書く時にやってはいけないこと

添え状_注意点

添え状の書き方・出し方がわかったところで、やってはいけないことを紹介します。

以下のようなことをしてしまうと、自身の評価を下げることに繋がるので要注意です。

定型文をそのまま書く

添え状の定型文は検索すればたくさん出てきますが、そのまま流用するのはNGです。

添え状を定型文だけで作成してしまうと、以下のようなデメリットが発生します。

定型文だけで書いた場合のデメリット
  • 応募に対する熱意が伝わらない
  • 使いまわしている印象を与える
  • 手を抜いている印象を与える

このような事態を避けるために、応募職種に合わせて内容を変えたり、なぜこの企業に応募したのか、自分はこの企業にどう貢献できるのか、といったことを簡潔に記載すると良いでしょう。

余計なことを書きすぎる

添え状はあくまで履歴書や職務経歴書などの補助的な書類です。

その添え状で、長々と志望動機や自己PRを書いてしまうと、「添え状が何のための書類かわかっていない」などと採用担当者に悪い印象を与えてしまいます。

添え状に自己PRや志望動機を書くなら、なるべく簡潔にまとめましょう。

また希望条件なども書いてはいけません。

あくまで添え状は「誰がが誰に何をどんな目的で何枚送ったのか」を伝えるのが目的です。

以下、よくある書きすぎの例です。

希望条件の書きすぎ

年収や勤務時間、休暇などの希望条件は添え状に書くのはNGです。

転職活動で希望条件を伝えるのは大切ですが、添え状の役割は挨拶状であり、同封書類の概要を書くものです。

添え状で希望条件を伝えるのは不適切であると言えます。

譲れない希望がある場合は、履歴書の「本人希望欄」に書きましょう。

過去の実績を過度にアピール

書類選考でなるべく自分の実績をアピールしたいところですが、長々書いてしまうと「過剰にアピールしている」と受け取られ、返って悪印象を持たれてしまう可能性もあります。

過去の実績を書くなら、取り上げる実績を厳選し、具体的な数字や行動を挙げて、短めに書くようにしましょう。

経歴の言い訳をする

転職に不利になりそうな経歴がある場合、理由を説明したいものです。

しかし、挽回するために長々と理由を書いてしまうと、言い訳と捉えられてしまうかもしれません。

転職に不利なることがある場合は、事実を簡潔に伝えるようにしましょう。

その他NG事項

以上で挙げた以外にも注意したいことがあるので解説します。

誤字・脱字

書きすぎとは異なりますが、誤字脱字は絶対にNGです。

企業名や担当者名など絶対に間違えてはいけません。

「渡辺」、「渡邉」、「渡邊」など紛らわしい漢字はたくさんあります。

PCで誤って変換されていることもありますので、送付前に必ず何度か確認しましょう。

また、企業名を正式名称以外で記載するのもNGです。

例えば、「株式会社サイバーエージェント」を「サイバーエージェント」や「サイバー」などと書くと、ビジネスマナーが欠如していると判断されてしまいます。

消えるボールペンで記入

もし手書きで作成するなら、消えるボールペンで書くのもNGです。

正式なビジネス文書なら当然ですが、普段消えるボールペンを使用している人は、うっかり使用してしまうかもしれないので注意してください。

添え状に対する人事の評価

添え状_評価

添え状は合否に影響がないと言われていますが、実際に人事の方の評価はどうなのでしょうか?

転職サイト「リクナビNEXT」が企業の採用担当者300人に取ったアンケート結果を見てみましょう。

アンケートによると、約3割の企業が評価に影響すると答えており、影響しないと明言しているのは約4割となっています。
添え状の有無が影響するのは書類選考の段階で、「ビジネスマナーがわかっているかどうか」が判断されます。

特に中途採用ならマナーがわかっているかどうかは大切な基準ですし、採用担当者によっては、添え状のない人は後回しにすることもあるようです。

アンケート通りなら約3割の企業では添え状を入れないだけで他の転職希望者より不利になってしまう恐れがあります。

合否に影響はないと言われていますが、添え状を入れて損はないので、必ず入れるようにしましょう。

添え状の挨拶文で使える季語

添え状_挨拶_季語

時候の挨拶は月ごとに書くことが決まっていますので、以下にて紹介します。

必ず入れなければいけないものではありませんが、入れる際にはぜひ参考にしてみてください。

提出月 時候の挨拶
1月 初春の候/新春の候/厳冬の候
2月 立春の候/早春の候/残寒の候
3月 春分の候/春陽の候/浅春の候
4月 春暖の候/陽春の候/仲春の候
5月 新緑の候/薫風の候/立夏の候
6月 小夏の候/入梅の候/梅雨の候
7月 盛夏の候/仲夏の候/猛暑の候
8月 残暑の候/晩夏の候/立秋の候
9月 初春の候/新秋の候/秋冷の候
10月 仲秋の候/秋涼の候/秋晴の候
11月 晩秋の候/向寒の候/菊花の候
12月 師走の候/初冬の候/寒冷の候

「添え状」まとめ

添え状_まとめ

添え状の役割や書き方について詳しく解説してきました。

もちろん添え状の有無で合否が決まるわけではありません。

しかし、添え状で「ビジネスマナーがある」という印象を持つ採用担当者がいるもの事実です。

どうしても何を書いていいか分からないという方は、テンプレートをコピペして経歴の部分を自分に合うように変更しましょう。

書き方はシンプルで簡単ですし、書いて損はありません

添え状を書いて、書類選考突破のために万全を期しましょう!

最後にこの記事のおさらいをしましょう。

添え状|まとめ
  • 応募書類を送付する際に同封するもの
  • 挨拶や差出人、同封している書類の概要を知らせる役割がある
  • 応募書類の補足や自己PRもできる
  • 書きすぎなど、やってはいけないこともある
  • 添え状の有無で合否は決まらないが、評価が有利に働く場合がある

ビジネスメールの書き方にも不安がある方は、こちらの記事も要チェックです!

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