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稟議書の書き方と例文|状況別にテンプレート付きで解説!

稟議書ってどうやって書けばいいの?
採決を取れる稟議書を書きたい!

稟議書の承認・決裁をスムーズに貰うための上手な書き方はご存知ですか?

上司から迅速に承認を貰うためには稟議書の書き方を工夫しなければなりません。

契約締結や物品購入に必要な稟議書の実践的な文例を学んでビジネス・スキルを一段とアップさせましょう。

「稟議書の書き方」ざっくり言うと
  • 「稟議書」とは、上司や担当役員などに提案内容の可否を伺うもの
  • 稟議書は「簡潔、明快、正確」でなければならない
  • 物販購入・修理依頼の稟議書は「必要性緊急性効果」を明確書く
  • 契約の稟議書は「予算計画書の範囲内であること役員会でも了解済み」であることを示す
  • 企画・お知らせの稟議書は「企画の効果」を示す
  • 事後伺いの稟議書は「事後伺いに至った経緯」を丁寧に説明する
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稟議書の書き方の基本

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稟議書_書き方
社内で取り扱われる文書に「稟議書」があります。

読み方は「りんぎしょ」で、上司や担当役員などに提案内容の可否を伺うものです。

稟議書を作成することを起案(きあん)といいます。

稟議書の書き方(起案)は、基本「簡潔、明快、正確」でなければなりません。

稟議書で決裁を迅速に貰うためには、稟議書の読み手が瞬時に内容を把握できるような稟議書の書き方が要求されるのです。

稟議書の書き方の基本は、稟議書の内容が簡潔に記載されていて解りやすく、しかも正しく書かれていなければなりません。

決裁権限者は稟議書を見て直ちに内容を判断し、是か非かを決するのです。

このため稟議書の内容は「簡潔、明快、正確」が必須なのです。

上司や担当役員から速やかに稟議素の決裁を貰うためには、稟議書の起案者は日頃から仕事の内容をしっかりと把握していなければなりません。

また、予算や年次計画に基づく事業実施の経過も熟知しておく必要があります。

更に、上司や担当役員の日頃の着眼点や留意点を常に意識した稟議書の書き方を工夫することが肝要です。

稟議書の書き方で上司に注意されるなど、一度や二度の失敗を恐れてはだめです。

失敗を繰り返すことでより優れた稟議書の書き方を学ぶことができるのです。

仕事に関連する社内外の情報収集に日々努め、業務を遂行するために必要な「課題説明能力」を日頃から鍛えておき難しい仕事に果敢にチャレンジしていきましょう。

稟議書の基本様式

稟議書の様式や書き方は企業によって異なっています。

また、稟議書は官公庁の「決裁伺い文書」とは書き方も内容も違います。

稟議書の雛形書式「フォーマット」を定め、稟議書決裁権限者からの押印または署名による承認行為などの様々な稟議書の約束事を「稟議書〇〇規程」として定めている企業もあります。

ここでは稟議書が具備すべき事項を稟議書サンプル(見本)に示します。

物品購入のサンプル(見本)を参考にして稟議書「物品購入」の基本的な書き方を学びましょう。

稟議書サンプル(見本)

稟 議 書

番 号(社内文書番号)
年月日(起案日)

〇〇〇部長 殿(決裁権限者)

〇〇〇 部
担当者  〇〇〇(起案者)

〇〇〇〇について(件名記載)

(趣旨の概要を適確に記載:物品購入を想定)
下記の通り〇〇を購入してよろしいか伺います。

1.〇〇機種

2.見積金額

3.納期日

4.発注先

5.必要性(目的、理由、現状記載)

以上

稟議書物品購入例文の記載説明
  • 文書番号:会計処理伝票等に記載される稟議書の管理番号(例:営ア181103)
  • 年月日:稟議書起案日(例:平成30年11月19日)
  • 件名:稟議書起案の件名(例:〇〇機器の購入について)
  • 趣旨説明文:簡潔に趣旨を説明(例:PC破損・故障のため、至急、購入を依頼してよろしいか伺います)
  • :説明主文と補足を区別する
  • 1~4:必要な情報を記載。
  • :必要性(補足「目的、理由、現状記載」)

 

簡潔・明快・正確

稟議書は決裁を受ける内容によって、「他企業との契約締結の稟議書」、「物品の購入の稟議書」、「社員採用の稟議書」など多岐にわたり書き方も異なってきます。

通常、稟議書は内容に応じた書き方があり、書き方が異なった稟議書がそれぞれ作成されます。

しかし、上司や担当役員から稟議書によって「承認」を貰う行為は同じなのです。

稟議書決裁が迅速に実行されるためには、稟議書作成の時間や労力を出来る限り少なくすることはもとより、稟議書起案者が要点をまとめるなど稟議書の書き方を工夫しなければならないのです。

稟議書の書き方で留意すべき点の基本項目「簡潔、明快、正確」を励行するにはどうしたら良いのでしょうか。

気をつけなければならない稟議書の書き方の要諦(ようてい)について次に示します。

簡潔

ビジネスの基本はスピードと経済合理性の確保です。

稟議書の作成と稟議書の承認行為に無駄な時間を浪費する暇はありません。

稟議書の内容は「簡潔に記載」することが鉄則です。

上司や担当役員に稟議書での過大な敬語表現は無用であり、むしろスピード感のある稟議書の書き方や処理が期待されているのです。

稟議書の書き方では、不必要な敬語や丁寧語は使わず、簡潔に説明内容を記載することが大切です。

簡潔な稟議書」の書き方を学びましょう。

明快

稟議書で最初に目に留まるのは稟議書の「件名(標題)」です。

この稟議書の件名で何を上司や担当役員に伺っているのか一目で理解して貰わなければなりません。

稟議書決裁者への伺いの内容を一番凝縮したものが稟議書の件名ですので、まず件名をどう書くのかが稟議書の内容が「明快」かどうかの要になります。

次に稟議書の書き方ですが、稟議書案件の内容や緊急度によって書き方にバリエーションがあります。

書き方の基本は「必要性や目的」、「理由や経緯」、「金額や規模」、「期間や期限」などを明快に記載することです。

この書き方の基本を習得することが「稟議書の書き方」ではとても大切です。

明快な稟議書」の書き方を学びましょう。

正確

稟議書に記載される内容は正確でなければなりません。

稟議書では誤記や曖昧さを排除し、物事や事象を正確に記載する書き方を学ぶことが大切です。

稟議書に記載された期日や期限、契約金額に曖昧さを残すと、稟議書で伺っている内容全体が疑われてしまいます。

例えば稟議書に記載された契約金額が起案時に確定していなければ、理由を付した明快な説明が必要です。

物事を正確に記載されていない稟議書は信頼性が乏しいとみなされ、稟議書決裁者から承認を得るのは難しいのです。

正確かつ簡潔な稟議書」の書き方を学びましょう。

稟議書の書き方・物品購入のときの文例

稟議書_書き方_物品購入
「物品購入の書き方」サンプルとして、物品購入の代表的なパソコン購入のための「物品購入稟議書」の書き方見本例文を次に示します。

稟議書:物品購入サンプル

稟 議 書

番 号
年月日

経理部長 殿

△△△部
担当者 佐藤〇〇

〇〇部のノート型パソコン新規購入について

文例)当部のノート型パソコン1台が先週故障し、営繕より修理不能と通知されました。営業担当も外部への持ち出し使用が不可能となり業務に多大な支障をきたしています。このため下記の通り新規ノート型パソコンを購入してよろしいか伺います。

1.当部希望機種  M社製〇Office H&B搭載 12.3型

2.想定価格    12万円

3.購入希望日  〇月〇日まで

4.必要性と理由
文例)従来より当部では新製品の販売促進のために顧客への対面販売に尽力(じんりょく)してきた。その際、持ち運び型ノート型パソコンは顧客への製品仕様説明に威力を発揮し、これまで〇〇件もの受注に成功してきている。動画再生も迅速に処理できる希望機種は営業・販売力の向上に大きくつながる。

以上

物品購入のための稟議書の書き方の要点は、「なぜ必要なのか、実績はどうか」などを明快に記載することです。

サンプル見本にも記載されているように「威力を発揮した実績を示し、将来の期待される効果」も書かれています。

物品購入の稟議書の書き方の基本は「必要性、緊急性、効果」を明快に記載することです。

物品購入「稟議書」のサンプル(例文)から書き方の基本を学びましょう。

稟議書の書き方・修理のときの文例

稟議書_書き方_修理
「修理依頼稟議書の書き方」のサンプルとして、社内デスクトップ型パソコンの修理とデータ復旧に関する「稟議書の書き方」の見本を次に示します。

稟議書:修理依頼サンプル

稟 議 書

番 号
年月日

経理部長 殿

△△△部
担当者 佐藤〇〇

〇〇部のデスクトップ型パソコン修理依頼について

文例)当部のデスクトップ型パソコン1台が電源を入れても立ち上がらず、業者に問い合わせたところ、マザーボードまたはハードディスクが故障しているとのこと。データのバックアップが終了していないファイルもあるため、下記の通り信頼できる業者に修理とデータ復旧を依頼してよろしいか伺います。

1.希望業者名  〇〇〇社

2.修理・復旧見積額  〇〇万円

3.納期日    〇月〇日

4.必要性と理由
文例)今回故障したデスクトップ型パソコンには、顧客メンティナンスデータが保存されているが、直近、二日分の入力データがバックアップされずに故障に至った。顧客管理の面から早急な修理とデータ復旧が必要不可欠であり、データの秘匿性から守秘義務契約を締結している出入り業者に修理・復旧を依頼することとする。

以上

修理依頼に関する稟議書の書き方の基本は見本にもあるように、修理の必要性や緊急性を記載することです。

更に、書き方で「秘匿性」を強調するなど、修理業者を特定せざるを得ない「書き方の一段の工夫」が必要です。

稟議書の書き方・契約のときの文例

稟議書_書き方_契約
「契約締結の稟議書の書き方」見本として、銀行との取引で交わされる「金銭消費貸借契約」の締結に関連する稟議書の作成サンプル(例文)について次に示します。

稟議書:金銭消費貸借契約締結(伺い)サンプル

稟 議 書

番 号
年月日

取締役 副社長 〇〇〇 殿

△△△部
担当部長 佐藤〇〇

〇〇銀行との金銭消費貸借契約締結について

(文例)当部所管の〇〇工場△△設備の更新に伴う資金確保については、本年度上期予算計画書の通り、〇〇銀行からの借り受け金で賄うことで、これまで関係者と交渉を重ねてきました。今般、借り受け条件が合意に至ったので〇〇銀行が指定する別添「金銭消費貸借契約書」を下記の通り締結してよろしいか伺います。

1.借入先と借入金額 〇〇銀行〇〇支店 5500万円
2.返済期間と方法     5年間の半年賦均等返済
3.利息と支払い   年利7%、四半期ごと
4.担保差し入れ   弊社保有有価証券を予定(東証上場企業株券)
5.連帯保証人      代表取締役の個人保証差し入れ(*企業によっては不要)
6.契約の必要性と理由

(文例)当該設備は既に償却も終了し、関連する一部焼成工程の変更などから設備更新の結論に至った。当該設備更新については本年度事業計画にも記載されていて、直近の取締役会での承認も得ている。設備更新の費用については、本年度資金計画では長期借入金で措置することとなっているので〇〇銀行と金銭消費貸借契約を締結する。

以上

金銭消費貸借契約の締結は、財務上からも重要な決裁事項であり、稟議書の書き方は、物品購入や修理の稟議書とも視点の異なる書き方になります。

見本の例文に記載されているように、設備更新と借り入れによる資金確保は「予算計画書の範囲内」、「役員会でも了解済」とすることが書き方のポイントです。

「見本例文」から稟議書書き方の基本を学びましょう

稟議書の書き方・案内・お知らせの文例

稟議書_書き方_案内
中堅社員研修の企画・案内を伺った典型的な稟議書の見本例文を次に示します。

稟議書:研修企画・案内サンプル

稟 議 書

番 号
年月日

人事担当取締役 〇〇殿

〇〇人事部長

中堅社員の営業マネジメント強化研修について

(文例)入社5年以上の中堅社員に対し、現場経験を踏まえた営業マネジメント能力の向上のための「営業マネジメント強化研修」を〇〇研修所で実施することとし、各部庶務係を通じて該当者に案内してよろしいか伺います。

1.研修内容 客対応の基本、製品情報ネットワークの構築、顧客データの整備と更新、コアコンピタンス、営業マネジメント論解説ほか
2.研修費用と予算費目 〇〇万円/人 総務部所掌の人材育成費を充当
3.研修対象者 各部管理職が推薦する中堅社員 〇〇名
4.研修事業請負予定先 〇〇ビジネスコンサルタント(株)
5.研修期間と場所  〇月〇日~〇月〇日、〇〇研修所
6.期待される研修効果

文例)昨年度、「中堅社員営業マネジメント強化研修」を受講した社員の半数がマネージャーに昇格するなどの実績があり、同様の効果が本年度も期待できる。

以上

研修の企画・案内の稟議書では研修の効果を強調することが大切です。

稟議書の書き方・人事関係の文例

稟議書_書き方_人事関係
派遣社員を正社員とする伺いを記載した「正社員採用」に関する稟議書の書き方の見本例文を次に示します。

稟議書:正社員採用サンプル

稟 議 書

番 号
年月日

採用担当取締役 副社長 〇〇 殿

営業部第一部長 〇〇〇

派遣社員〇〇〇の正社員採用について

(文例)当部に2016年度から派遣職員として勤務している〇〇は、本年度末に派遣契約期間が満了となり退職予定である。この2年間の当部での〇〇の勤務実績は、誠実で実行力があり、販売目標の達成に大きく貢献したとして部員から高い評価を得ている。当部としては引き続き〇〇を雇用して更なる販売実績の向上を目指したいと考えているので、〇〇を下記の通り正社員として採用してよろしいか伺います。

1.氏名、年齢、性別      〇〇〇〇  年齢 26歳 男
2.学歴    2014年3月 〇〇大学〇〇学部〇〇科卒業
3.職歴    省略(詳細別添履歴書参照)
4.採用理由

文例)〇〇が当部において構築した「新製品顧客データベース」は顧客ニーズの把握と販売管理に極めて有効であり、〇〇の持つ顧客及び関連企業の情報ネットワークは当部にとって必要不可欠なっている。このため〇〇の営業ノウハウを活用し、当部の懸案である下期販売目標を達成したい。そのためには、本人も希望しているように正社員として雇用することとしたい。なお、派遣元とは正社員としての雇用について内諾を得ている。

以上

派遣社員から正社員として採用するには、派遣元との調整が微妙であり、稟議書での説明にも「調整が整っている」ことを明記している。

稟議書の基本は「簡潔、明快、正確」が鉄則ですが、稟議書の内容によっては丁寧な説明が必要となるので、ケース・バイ・ケースでの稟議書の書き方を習得することが大切です。

稟議書の書き方・契約締結/承認事後の文例

稟議書_書き方_契約締結
ビジネスの価格交渉では、交渉現場での即断が必要で、事後に交渉結果の承認を受けなければならないケースが多々あります。

事後承認の稟議書は、通常の稟議書とは異なり、事後に至った丁寧な説明を要します。

稟議書の事後承認の書き方について見本例文を紹介します。顧客との価格交渉結果の事後承認です。

稟議書:事後承認サンプル

稟 議 書

番号
年月日

取締役 副社長 〇〇 殿

営業部長 〇〇〇

〇〇企業との価格交渉結果について(事後伺い

4月以降、これまで製品〇〇の売買契約更改に係る次年度価格交渉を〇〇社と行ってきましたが、納入期限及び納入数量の確保の観点から価格〇〇〇〇円/ユニット(今年度比4%ダウン)で妥結せざるを得ませんでした。〇〇社との今後の良好な関係継続のためには、止むを得ないものと本件事情ご理解のうえ事後となりますが、ご決済のほどよろしくお願いいたします。
なお本年度契約納入量は〇〇〇〇ユニットと昨年実績の20%増になることを申し添えます。

1.本年度契約額    〇〇百万円
2.製品〇〇の本年度納入見込み数量   〇〇〇ユニット
3.契約更改日   〇月〇日

以上

事後承認に関わる稟議書の書き方は、「事前伺い」とは異なり「事後伺い」に至った理由を丁寧に説明しなければなりません。

しかもその理由は事後でも止む得ないものであることを強調しなければならないのです。 

事後承認稟議書の書き方を学び、特殊な「事後ケース」の場合であっても機敏に対応できるようビジネス・スキルの取得・向上に励みましょう。

稟議書とは?意味・読み方

稟議書_意味
稟議とは社内で案を関係者に回して承認を求めることを意味します。

部下が上司や担当役員などから、事業などに関する提案に承認(以下、「決裁」という)を求めるための文書を稟議書といいます。

稟議書には提案する「要件、目的・理由」が「簡潔、明快、正確」に記載されていて、かつ、稟議書提案内容が達成された時のメリット・デメリットも記載されていなければなりません。

稟議書のもつ特徴を充分理解し、社内意思決定システムの円滑な運用に努力しましょう。

稟議書のほかの社内文書

稟議書_社内文書
稟議書とは上司や担当役員から承認・決裁を貰う文書を指します。

一方、社内での忘年会、送別会などの案内、お知らせのように稟議書とは異なる決裁を伴わない文書があります。

稟議書とは区別して、供覧文書、通知文書などと称する企業もあります。稟議書とは異なる「夏季休暇お知らせ」の見本例文を次に示します。

通知文書見本:サンプル

お知らせ

〇年〇月〇日

社員各位

人事部

夏季休暇のお知らせ

本年度夏季休暇期間を下記の通り定めます。

1.期間  7月1日~9月15日
2.取得限度日数  7日間
3.注意事項 担当者は部内夏季休暇計画・実績一覧表を作成し、人事課まで提出すること

以上

稟議書の承認・決裁を上手に貰おう!

稟議書のビジネス上の重要性、稟議書の上手な書き方はお解りになりましたか。

承認・決裁という過程を経て社内の意思決定が行われる仕組みも十分理解されましたか。

稟議書の書き方の基本は「簡潔、明快、正確」です。

稟議書に記載する内容を上司や担当役員に容易に理解して貰うための工夫はとても大切です。

稟議書には、「物品購入」、「機器修理」、「事後決裁」などのケースがあり、企業によっては様式や見本なども異なってきます。

当然、書き方にもそれぞれの特徴があります。

目的や案件に依らず、自社の稟議書の書き方の共通点や違いを理解することは稟議書を起案するうえで不可欠なスキルです。

稟議書の持つ重要性を十分把握し、稟議書の合理的で有効な書き方を学んでビジネス・スキルの一段の向上を目指しましょう。

「稟議書の書き方」ざっくり言うと
  • 「稟議書」とは、上司や担当役員などに提案内容の可否を伺うもの
  • 稟議書は「簡潔、明快、正確」でなければならない
  • 物販購入・修理依頼の稟議書は「必要性緊急性効果」を明確書く
  • 契約の稟議書は「予算計画書の範囲内であること役員会でも了解済み」であることを示す
  • 企画・お知らせの稟議書は「企画の効果」を示す
  • 事後伺いの稟議書は「事後伺いに至った経緯」を丁寧に説明する

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