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「大変恐縮ですが」の意味や使い方を例文で解説!|使いこなしてビジネスメールの達人をめざそう

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「大変恐縮ですが」はビジネスメールなどで使用されるフレーズです。

普段からあまり意識せずに使用していることもあるとは思いますが、仕事上で日常的に使用する言葉なので誤りの無いように意味や使用方法、類語などをきちんと理解することをおすすめします。

この記事では「大変恐縮ですが」の意味や使い方、そして類語や例文なども合わせて紹介していきますので参考にしてください。

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「大変恐縮ですが」はメールや連絡文書などのビジネスシーンで頻繁に目にするフレーズです。

まずはじめに、「大変恐縮ですが」の言葉の意味について説明します。

そもそも「恐縮」という単語の意味は?

恐縮という単語は「恐」と「縮」の二つの漢字の組み合わせであり、それぞれの意味は以下の通りです。

  • 恐:おそれいる、こわがる。
  • 縮:ちぢむ、ちぢまる。

つまり、恐縮の本来の意味は「身がちぢまるほど恐れ入る」という事になります。

現代では、「恐縮」は相手の行為に対して申し訳なく感じる気持ちを表現した単語として使われています。

つまり「恐縮」とは、相手に対しての感謝や陳謝の気持ちを表現する少しかしこまった表現と言えるでしょう。

「大変恐縮ですが」の基本は陳謝の気持ち

ビジネスメールのやり取りでは、恐縮という単語を含んだ「大変恐縮ですが」というフレーズをしばしば目にすることがあります。

そもそも「大変」には「通常のレベルを超えている」などの意味が隠されています。

「恐縮」に「大変」という単語を合わせることにより、相手の大きな苦労や努力に対する陳謝を伝える表現となります。

多くの場合「大変恐縮です」というフレーズの後ろに助詞の「が」を加えて、依頼内容などを付け足すことで文章として成立します。

MEMO
ちなみに陳謝とは理由や事情を述べたうえ詫びるという意味です。罪を認めて詫びる謝罪とは少しニュアンスが異なりますね。

次章では「大変恐縮ですが」の具体的な使い方と注意すべきポイントを詳しく解説しましょう。

本当の意味は依頼とお願い「大変恐縮ですが」の使い方

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ビジネスシーンで「大変恐縮ですが」の使用には、陳謝に加えて、強い依頼の意図が含まる場合があります。

その違いは以下の通りです。

  • 陳謝 : 相手に対するお詫びの意味を込めて「大変恐縮です」と言い切りの形で使用する。
  • 依頼・お願い : 「大変恐縮ですが、○○○」という形で、助詞の“が”を活用して後文に依頼内容を付け加える。

相手に対する依頼・お願いの意味が強い「大変恐縮ですが」の使い方についてまとめました。

「大変恐縮ですが」の使い方①:相手に対する軽度の謝罪

本格的に失敗して相手に損害を与えた時というより、相手にちょっとした面倒をかける程度の事柄に対して陳謝します。

例えば、スケジュール変更などの新たな要素に対する理解を求めるという場合に「大変恐縮ですが」はふさわしい表現です。

陳謝の上理解を求めるという意図から、日常的に様々な状況で使用できる表現と言えるでしょう。

大変恐縮ですがの使い方②:相手に依頼するときのクッション表現

ビジネス文書などではストレートに依頼事項のみを記載すると不躾な印象を与えてしまう場合があります。

その際に相手が感じる冷たい印象を和らげるクッションとしての役割も考えられます。

特にメールなど文章のみで頼む場合は、表現に気を付けないとより冷たい印象を与えてしまいます。

そのため、「面倒をかけて申し訳ない」という気持ちを文面の中で伝えなければなりません。

その中でも「大変恐縮ですが」は気持ちは伝わりやすい、最もよく使われているフレーズと言えます。

「大変恐縮ですが」の後ろに依頼事項を書けば、クッションを用いた柔らかい文面になりますね。

次章で具体的な例文や、使う上でのポイントについてご説明します。

例文で解説「大変恐縮ですが」を活用する具体的なビジネスシーン

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「大変恐縮ですが」には、陳謝と依頼の二つの意味が込められています。

それでは、ビジネスシーンではどのように使われているのでしょうか。

ここからは、3種類の具体的なシチュエーションと例文をご紹介します。

「大変恐縮ですが」の例文①:年末年始に休業があることへの陳謝

「大変恐縮ですが」は陳謝をした上で依頼をする場合に用いられます。

陳謝の度合いはケースバイケースですが、「自身の過失ではないが相手に面倒をかける場合」というイメージが適切でしょう

「大変恐縮ですが」を使用するシチュエーションが最も端的に現れる例は、「カレンダー上の休業連絡」です。

会社の休業は自分の過失ではありませんが、一定の面倒や迷惑をおかけする可能性があるので、陳謝して理解を求めます。

「大変恐縮ですが」を活用した例文は以下の通りです。

例文

来週12月28日から翌年1月3日は弊社休業日となっており、原則として社員は不在にしております。
大変恐縮ですが、貴社からのお問い合わせに対する回答やご対応が遅延する点ご理解いただけますようお願い申し上げます。

尚、念のため私の緊急連絡先を下記に記載いたします。
休業期間も日本におりますので、緊急の際はご連絡くださいませ。

何卒よろしくお願いいたします。

【年末・年始の緊急連絡先】
XXX-XXXX-XXXX

「大変恐縮ですが」の例文②:システム停止に伴い作業遅延が発生することへの陳謝

「大変恐縮ですが」を使用した、依頼よりも陳謝に重点を置いた場合の例文をご紹介します。

メンテナンスなどの理由でシステム停止が発生し、やむを得ず作業が遅延するシチュエーションを想定しています。

この場合も、作業が止まることで相手に面倒をかける可能性があります。

この例文では、相手に対応を依頼するのではなく面倒をおかけする事柄に対しての理解を得ることが重要です

例文

突然ではございますが、12月25日火曜日~26日水曜日にかけて大規模なシステムメンテナスが発生し、この期間の中で約2時間程度システムが停止する予定となっております。
システム停止の期間は貴社からの問い合わせに対する回答やご対応に遅延することが想定されます。

具体的な停止時間は、スケジュールが確定次第、追ってご連絡申し上げます。

ご迷惑おかけしまして大変恐縮ですが、ご理解のほど何卒よろしくお願いいたします。

「大変恐縮ですが」の例文③:相手の予算見積りに問題ないか確認を依頼

「大変恐縮ですが」の使い方として、陳謝よりも相手への対応依頼を重視した例文を紹介しましょう。

この場合は、依頼を強くお願いする際に相手の印象を和らげるクッションとしての役割と考えられます

上記のシチュエーションを想定した例文は以下の通りです。

例文

A株式会社 吉本様
先日に打ち合わせで確認いたしました次回システム導入の方向性を基に、システム導入プロジェクトの見積もりを作成いたしました。
今次プロジェクト費用として1,200万円×5か月=6,000万円を想定しております。
詳細な要員数や費用内訳につきましては添付ファイルをご確認いただければ幸いです。
当見積に関して貴社内で精査いただき、問題点の有無などをご回答いただけますようお願い申し上げます。
※ご回答はメールへの返信でも、次回打ち合わせの際でも問題ございません
大変恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
Bシステム株式会社
柳井

言い換えがポイント「大変恐縮ですが」の類語表現

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「大変恐縮ですが」は、相手の手間に陳謝をしながら依頼をするためにはとても便利な言い回しです。

しかし、何度も使用すると少しくどい印象を与え、慇懃無礼な文章にもなりかねません。

そういった場合には同様の意味合いを持った違う表現で置き換えるなどの工夫により、印象を和らげることができるでしょう。

「大変恐縮ですが」に置き換えて使用可能な類語をいくつかご紹介します。

「大変恐縮ですが」の類語表現①:申し訳ありませんが

「大変恐縮ですが」の言い換えとして、最もよく耳にするフレーズが「申し訳ありませんが」です。

ただし、恐縮に対して「申し訳ありません」は言葉としては柔らかい印象を与えますが意味においては微妙な違いがあります。

もともと「申し訳ありません」は、やり直しを依頼するなどこちら側の不手際で手間をかける場合に使用する謝罪の言葉です。

例文は以下の通りです。

  • 部長はただいま会議中です。申し訳ございませんが少々お待ちください。
  • システムの仕様に変更がありました。申し訳ございませんが再度見積もりをお願いいたします。
  • 今回の発注は他社に決定しました。申し訳ございませんがご理解のほどよろしくお願いいたします。

「大変恐縮ですが」の類語表現②:お手数ですが

「お手数ですが」という表現もまた、「大変恐縮ですが」の言い換えとしてよく見かけるフレーズです。

「お手数ですが」は相手の時間や手間に対しての陳謝を表す言い回しであり、「時間をとらせて申し訳ない」という気持ちを表します。

ビジネスシーンでは「大変恐縮ですが」と同様に定型化した表現といえます。

しかし、やや簡便な印象を与えるので、同等レベルのビジネスパートナーなどに使うように心掛けましょう。

上司や目上の方に対しては、「お手数をおかけしますが」とすればより丁寧な表現になります。

例文は以下の通りです。

  • 見積書を提出いたします。お手数ですがご検討のほどよろしくお願いいたします。
  • いただいた資料に不明点があります。お手数ですが再度ご説明をお願いします。
  • 企画書を作成いたしました。お手数をおかけしますがご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

「大変恐縮ですが」の類語表現③:痛み入りますが

「痛み入りますが」もまた、「大変恐縮ですが」の言い換えとしてしばしば見かける言葉です。

「痛み入る」とは、「相手の痛みが自分の身に入ってくるほど苦労を感じありがたく思う」という意味を表現しています。

そのため、「大変恐縮ですが」に比べてより感謝の意図を強く伝える言い回しといえるでしょう。

ただし、「痛み入る」は嫌みの意味を込めたフレーズとして解釈される場合もあります。

相手との関係などに注意をして使うよう心がけてください。

例文は以下の通りです。

  • 皆様のご親切痛み入ります。心より御礼申し上げます。
  • 皆様のご苦労に関し誠に痛み入りますが、何卒ご対応ほどよろしくお願い申し上げます。

「大変恐縮ですが」をビジネスシーンで使いこなすコツ

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「大変恐縮ですが」はビジネスシーンでのメールや文章でとても頻繁に使用される表現です。

その分、ビジネスシーンでの使い方についてはしっかり覚えておくことが重要です。

ここでは大変恐縮ですがをビジネスやメールで使う注意点、コツについて説明します。

「よろしくお願いいたします」との組み合わせが基本

「大変恐縮ですが」という言葉には、陳謝の意味がありますが依頼の意図は含まれません。

相手の面倒に陳謝しつつ依頼事項を伝える際には、「よろしくお願いいたします」というフレーズとの組み合わせが欠かせません。

例文をひとつ紹介します。

例文

この度は大変恐縮ですが、依頼いたしました調査につきましてご対応のほど、何卒よろしくお願いいたします

また、依頼事項が長くなる場合は「大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」を締めの言葉として使用するのも効果的です。

ビジネスメールを想定して例文を作成しました。

例文

A株式会社
佐藤様
この度は貴社新システム導入プロジェクトにおけるご協力誠にありがとうございます。
さて、次フェーズに進んでいく上で、下記の点についてご対応いただきたく存じます。
貴社における新システム導入に対応できる要員数
新システム導入のゴールとすべき時期
旧システムからの移行に際して、一時的にシステムを停止する上で最適な時期
次回の合同ミーティングにてそれぞれの状況についてご案内いただければ幸いです。
大変恐縮ですが、ご対応の程何卒よろしくお願いいたします
B株式会社
吉田

「大変恐縮ですが」と「申し訳ございません」を上手に使い分ける

ビジネスメールの作成では、「大変恐縮ですが」と「申し訳ございません」の二つのフレーズを上手に使い分けることも大切なコツの一つです。

使い分けのポイントは以下の通りです。

依頼する意図が強い場合 : 大変恐縮ですが
謝罪する意図が強い場合 : 申し訳ございませんが

例えば自分のミスではないが仕事の中で相手に迷惑や面倒をかける時の陳謝については、あえて「申し訳ありません」を使いません。

軽めの大変恐縮ですが、の使用にとどめるという使い分けは効果的です。

ただし、謝罪の言葉を安易に使用するといざという時に意図が伝わりづらくなるリスクも存在しています。

敬語を用いてより効果的に相手に伝える

「大変恐縮ですが」自体は、特段敬語表現というわけではありません。

しかし、依頼・陳謝といった意味を持たせて使用する点から「大変恐縮ですが」は敬語表現を交えた文章のなかで使用しましょう。

恐縮そのものは敬語ではありませんが、謙遜したイメージの強い言葉です。

正しい敬語が使われているか前後の表現にも充分注意しながら使用するよう心がけましょう。

もっともビジネス文書では敬語を使わずに作成することは皆無といえますので、必要以上に意識することはないかもしれませんね。

英文メールにも活用できる「大変恐縮ですが」の英語表現

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「大変恐縮ですが」は、いかにも日本人らしい心配りを表した言葉のように感じられます。

しかし、最近では英語でのビジネスメールを発信する場合も少なからずあるのではないでしょうか。

英文メール作成の際の、「大変恐縮ですが」に相当する表現をご紹介します。

恐縮の英訳は「sorry」「grateful」

恐縮という意味に当たる英単語は以下の通りです。

  • sorry【形容詞】:すまないと思う、心苦しく思う
  • grateful【形容詞】:感謝している、ありがたく思う

使い分けとしては、謝罪の気持ちが大きい場合にはsorry、感謝の気持ちが大きい場合にはgratefulとなります。

日本語の「大変恐れ入りますが」に近いニュアンス I’m afraid~

Afraidは恐れる、心配するという意味の形容詞です。
実際に文章として使用する場合には、I’m afraid of …ing, butという形のフレーズになります。

例文は以下の通りです。

例文

I’m afraid of asking this question, but let me ask this
(大変恐縮ですが、教えてください)

また、I’m sorry but…という表現でも置き換えが可能です。

相手の都合を気にかけた表現 if you don’t mind~

相手の都合を重視した依頼であれば、if you don’t mind~を使用します。

「もしよろしければ」あるいは「あなたが気にならないのであれば」程度の軽いニュアンスになります。

例文は以下の通りです。

例文

I’d like you to deal with that problem if you don’t mind.
(大変恐縮ですが、ご対応いただけますか?)

「大変恐縮ですが」を使いこなしてビジネスメールの達人を目指そう

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今回は「大変恐縮ですが」の意味や使い方、類語表現などを紹介しました。

「大変恐縮ですが」という表現は軽度の謝罪や、相手への依頼をする際にビジネスシーンでしばしば用いられる表現です。

使い方のコツは、「謝罪」と「依頼」の使い分けにあります。

メールなどの文章を作成する際には、伝える趣旨に沿ったフレーズを上手く使い分けるように心がけましょう。

また、ビジネスメールで用いる表現である以上敬語表現には注意が必要です

「大変恐縮ですが」とへりくだりながら、前後の敬語表現が不十分なメールになっていると、不躾な印象を与えます。

そのうえ、日本語として奇妙な文章になってしまいますね。

「大変恐縮ですが」は依頼事情をを伝えつつ、かつ冷たい印象を避ける表現として便利なフレーズです。

是非今回の記事を参考に、ビジネスメールの達人を目指してください

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