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【保存版】PDCAサイクルの意味とは?やり方や活用法を徹底解説!

 PDCAサイクルは民間企業での品質管理にとどまらず、官庁など公の場や教育の現場など、さまざまな場面で取り入れられています。

しかし、PDCAサイクルを一周して終わりでは意味がありません。

ここではPDCAの意味をおさらいして、活用する方法をご紹介します。

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PDCAサイクルの意味とは?

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PDCAサイクルというと、円を4等分したものに「PLAN」「DO」「CHECK」「ACTION(またはACT)」と書かれている図をよく見ます。

ここでは、PDCAサイクルのできた背景、PDCAのそれぞれの意味や、サイクルの流れを追っていきます。

PDCAサイクルはどこからきたの?

PDCAサイクルは品質管理の方法として、1950年代にアメリカから日本へ入ってきました。

日々の生産や業務の過程で改良・改善するべきところをチェック・修正し、それを繰り返しおこなうことで、よりよい仕事をできるようにする管理サイクルです。

アメリカ人のデミング博士が講義で紹介したところから、デミング・サイクル(デミング・サークル)と呼ばれることもあります。

PDCAサイクルはどういうもの?

まず、下の表でPDCAサイクルの流れと意味を簡単におさらいしましょう。

1 P(Plan) 計画 目標を決めて、業務計画を立てること
2 D(Do) 実行 立てた計画に沿って実行してみること
3 C(Check) 検証 計画に沿って実行した内容を検証してみること
4 A(Action) 改善 検証した結果に応じた今後の対策や改善を検討すること

次の項から、それぞれのステップで具体的に何をするのかを挙げていきます。

P(Plan)

「目標を決めて、それに向かう計画を立てる」のが、この段階ですべきことです。

「5W2H」を考えながら計画を立てると、わかりやすいものになります。

Who When Where What Why
(誰が) (いつ) (どこで) (何を) (どうして)
How(どうやって:手段) How much(いくら:予算)

たとえば、「なぜ(Why)その目標にするのか」「いつまでに(When)達成したいのか」などを明確にします。

そして、もし計画を進めていく過程で問題があったなら、「どうすれば(How)解決できるだろうか」という打開策をいくつか考え、計画に組み入れておくといった要領です。

D(Do)

このステップでは、立てた計画を実行していきます。

仕事を進めるうちに問題が出た場合、あらかじめ組み入れていた対策を実行しましょう。

ほかにも良い対処法があれば、そちらも試してみてください。

ここで大切なのは、計画通りの対策と予定外の解決策を試した結果を両方記録してすることです。

記録を残しておくことで、次の段階へ進んだときに活かすことができます。

人の意見だけでなく、具体的なデータの数値や図表があると検証しやすくなるでしょう。

C(Check)

計画どおりに実行した結果を、この段階で検証していきます。

計画を立てたときの達成予想と、実際の数値・図表などによる記録を比べた分析です。

ここで良かった点、悪かった点をそれぞれしっかり見直し、次のステップにつなげましょう。

チェックポイントの例として、このようなものがあります。

チェックポイント
  • 計画通りに進められたか
  • 目標達成できたかどうか
  • 用意していた対策方法は適していたか
  • なぜ、そのような結果になったのか

A(ActionまたはAct)

ここでは今までの流れから目標の達成度を確認して、「計画の中で良かった点は継続する」「悪かった点を改善または中止する」というように対処します。

そして、これらを踏まえ、新しいPDCAのステップへと進めていきます。

PDCAサイクルの図について

「サイクル」という言葉の意味するものは「循環」ですから、PDCAサイクルも「P→D→C→Aと進んだら終わり」ではなく、再びPへ戻りましょう。

そこではただ同じものに戻るだけでなく、改善(A)を施されて次の計画(P)へ進むため、円や螺旋(らせん)型の図を用いて説明されます。

螺旋型の図は「スパイラルアップ」を示すもので、回りながら徐々に上方修正するPDCAサイクルのイメージをよく表していますよね。

PDCAサイクルのコツは?ポイントは◯◯だった!?

PDCAサイクル_意味とは

 

次は「うちもPDCAマーケティングでいこう」という具合にPDCAサイクルを実践する際の注意点と、PDCAサイクルを活用するコツやポイントについてご紹介します。

これはダメ!PDCAサイクルをおこなうときの注意点

あくまで、PDCAサイクルは仕事などで目的を達成するための管理方法です。

いつの間にかPDCAをこなすこと自体が目標になっていては本末転倒です。

PDCAを完璧におこなおうと気負うことはありません。

心理的な負担が大きくなってしまっては、仕事自体に差しつかえてしまいます。

手段と目的を取り違えないよう気をつけましょう。

また、仕事や作業の種類によってはPDCAが非常に適しているものもあれば、そうではないものもあります。

まったく新しいものを考え出すような、変わった発想が必要なときには、PDCAはあまり適さないので覚えておきましょう。

PDCAサイクル活用のコツ・ポイントは◯◯!

PDCAを取り入れ始めたばかりのうちはリズムに慣れるため、サイクルを早めに回すのがよいでしょう。

一連の流れをつかみ、次からどの程度の周期でおこなえばいいのか見当をつけるという意味もあります。

PDCAサイクルを早く回すためには、はじめから大がかりな計画にならないように、達成しやすく、具体的な目標を設定するのがポイントです。

そこから少しずつ目標を高く、計画を大きなものへと広げていくことが、継続してPDCAを回すためのコツです。

 要注意!よく陥る3つの失敗例

PDCAサイクル_注意点

ここではPDCAサイクルを使用した際に陥りやすい失敗例を3つご紹介します。

失敗例1:PDCAサイクルが途切れてしまう

PDCAサイクルは慣れていないといつの間にか途切れてしまうことがあります。

特に「評価」や「改善」の作業は忘れやすく、PDCAサイクルを途切れさせやすいので注意してください。

「評価したらそれに基づき改善を施す」とセットに考えておくとサイクルの途切れ防止に繋がりますよ。

PDCAサイクルは4つの工程を続けてこそ効果を発揮できます。

作業の抜け漏らしのないように注意しましょう。

失敗例2:目標が高すぎる

PDCAサイクルが上手く回らない時、高すぎる目標が原因になっていることがあります。

目標が高すぎると、実行が上手くできず、計画倒れになってしまうからです。

PDCAサイクルでは計画を実行できなければ、そもそも活用できません。

目標は達成できそうな現実的なものを設定するようにしましょう。

失敗例3:PDCAサイクルを継続しない

PDCAサイクルを一度しか回していないことも、よく見る失敗例です。

PDCAサイクルは継続することに意味があります。

計画をたて、実行、評価、改善を何度も繰り返すことで、一度のサイクルでは発見できなかった問題が明らかになることもあるでしょう。

一度サイクルを回しただけで満足するのではなく、継続を心がけるようにしてください。

できる人はみんなやってる!?PDCAサイクルの活用事例

PDCAサイクル_活用方法

いままで、仕事上での工程管理や品質管理手段として、PDCAサイクルは適していると説明してきました。

しかし、PDCAサイクルは普段の生活や勉強などにおいても応用のできるものです。

生活や勉強などのサイクルをPDCAだと気づかず、すでにおこなっていることもあるでしょう。

ここでは、PDCAサイクルを仕事で活用している事例と、日常的な場面で活用している事例をそれぞれ挙げていきます。

工事現場におけるPDCAを使った品質管理

たとえば、工事現場でのコンクリート構造物の品質をPDCAサイクルによって管理する方法を見てみましょう(この方法はあくまで一例です)

Plan 目標設定 構造物の設計基準強度、コンクリート配合強度などを出す。
方法決定 個々の作業での具体的手順、チェック方法を決める。
Do 実行 決めた段取りに従って作業を進める。進捗状況を日々記録する。
Check 分析 強度試験などのデータや記録をもとに管理図を作成して検証する。
Action 処置 管理図などで異常がわかれば、作業の見直し・改善処置をする。

このような工程で作業を続け、一定期間ごとにデータの検証と処置を繰り返し、構造物の完成まで管理をおこないます。

日常的なシーンでのPDCA活用例

では次に、日常的な場面でPDCAを活用している例です。

今回は資格試験合格を目指すためのサイクルですが、ダイエットやお金の管理などさまざまに応用できます。

Plan 目標 目標は○月の資格試験合格。180点以上をとる。
計画 一般知識と、資格に必要な知識を覚える。過去問を解く。
Do 実行 普段の勉強のほかに、模試も受ける。
Check 分析 知識がどれだけ身についているか、模試の結果を目標と比べる。
Action 改善 弱点を中心に、改めて本番までに計画を調整して勉強を進める。

【解説】PDCAサイクルのメリットとは?どこがそんなにスゴイの?

PDCAサイクル_メリット

 

それでは、PDCAサイクルについて今までいろいろ見てきましたが、ここで実際に活用して得られるメリットを確認しておきましょう。

PDCAサイクルを取り入れるメリット

PDCAサイクルを取り入れるメリット
  • 目標や期限を明確に決めることができるようになる。
  • 目標達成するための計画を、筋道を立てて考えられるようになる。
  • 実行したことを途中でチェックすることにより、間違いを減らすことができる。
  • 改善することで無駄な手順を省き、仕事の効率があがり、時間の節約にもなる。
  • 何度も繰り返すことで、手段や技術がより磨かれたものとなる。
  • 現状を把握することができるようになる。

仕事がきっかけでこのPDCAサイクルを知ったとしても、日常生活のふとしたことに応用できます。

このシステムを覚えておけば意外と大きなメリットとなるでしょう。

PDCAサイクルを続けるメリット

PDCAサイクルは自分の裁量に合わせたところからを回しましょう。

はじめはごく小さなサイクルでも構いません。

その小さなサイクルを回して見直していくたびに、新たなアイデアがそこに盛り込まれ、自然と工程も増え、大きなサイクルになります。

そして現在の目標が達成されたら、次の新しい目標を立てるときには、もっと具体的で無駄の少ないPDCAサイクルを回せるようになるのです。

この積み重ねによって自分自身が成長できるのも、メリットのひとつと言えます。

目標達成のためにPDCAサイクルを有効利用しよう

PDCAサイクル_有効活用

仕事で品質の高いものを作ること、あるいは資格試験の合格など目標はいろいろありますが、そのようなときの作業の管理手段としてPDCAサイクルは有効に使えます。

ぜひPDCAサイクルを身近に取り入れて、毎日の仕事や生活の向上のためにお役立てください。

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    ②エージェントが総合型か専門型か
    ③サポートの充実度
  • 担当者のメッセージの返信スピードや、ヒアリングの丁寧さはしっかりチェックすべき。
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