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お礼メールの返信の例文!ビジネスで使える返事を例文と一緒に紹介【就活・面接】

お礼のメールをいただいたけど、返信した方がいいの?
気を付けるべきマナーや注意点はある?

ビジネスメールは、書き方やマナーに悩んでしまいますよね。

そんなあなたのために、お礼メールの返信の仕方を例文とともに解説します。

この記事を読めば、正しい書き方が分かり、例文を引用するだけで返信メールを作ることができます!

「お礼メールの返信」ざっくり言うと
  • できるだけ早く返信する
  • お礼返しとして感謝の気持ちを示す
  • 件名はRe.を残し、必要であれば本文を引用する
  • このメールへの返信は不要です。」と明示する
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お礼メールの返信の仕方・マナーはあるの?

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お礼メール_返信
ビジネスシーンでお礼メールが届いたら、そのどのようなことを気を付けて返信すれば良いのでしょうか?

お礼メールに対する返信のマナーと注意点について解説します。

お礼メールに返信する際の注意点

お礼メールをいただいた時は、以下の点に気を付けましょう。

お礼メールに返信する際の注意点
  • できるだけ早くお礼の返信メールをする
  • お礼返しとして感謝の気持ちを表す
  • 件名はRe.を残し、本文を引用して返信する
  • 「このメールへの返信は不要です。」と明示する

できるだけ早くお礼の返信メールをする

相手の人は、忙しい中、あなたのために時間をとってお礼のメールを送ってくれています。

わざわざメールでお礼を表明してくださったのですから、失礼のないように返信する必要があります。

できればメールが届いたらすぐにお礼返しの返信メールをしましょう

もし、メールが届いた時に気づかなかったり、他の仕事に手を取られていた場合は、遅くとも24時間以内にお礼返しの返信メールするすることを心がけましょう

この返信メールが遅くなると、相手の人に「お礼をしたつもりでしたが、何か気に障ったのでしょうか」などと要らぬ心配をかけてしまうかもしれません。

お礼返しとして感謝の気持ちを表す

せっかくお礼のメールをいただいたのですから、お礼返しの返信メールは心を込めて、感謝の意を伝えましょう

わざわざお礼をいただき、恐縮です」、「喜んでいただけて私どもも光栄です」とこちらの気持ちを伝え返事をすると良いでしょう。

お礼返しといっても長文メールになる必要はなく、お礼への返事の一部として適度な簡潔な返信メールで十分です。

お礼返しに使える例文
  • 「わざわざお礼をいただき、恐縮です」
  • 「喜んでいただけて私どもも光栄です」
  • 「丁寧なお心遣いをありがとうございます」

件名はRe.を残し、本文を利用して返信する

件名が「6月3日の自然を活かした都市建設プロジェクトのお礼」の場合、返信メールは「Re.6月3日の自然を活かした都市建設プロジェクトのお礼」という件名になります。

これを「件名:お礼ありがとうございます」のように件名を書き換えて返信してしまうと、相手の人は件名を見ただけでは何のメールの返事かすぐには思い出すことができません

メールリスト遡って、なんのメールだったか確認してしまうかもしれません。

これではお礼返しではなく、迷惑メールになってしまいます。

このように相手の人にいらぬ手間をかけさせてしまうことになるので、メールの件名は変えず「Re.○○○○」としてお礼返しのメールをするのがマナーになります。

特に、いろいろな方面からメールが来る、忙しい企業の担当者の場合は、メールの件名だけで内容が推定できるようにしてあげるのが親切です

もっと言えば、自分が送ったメールの文章を見れば何のメールの返事か思い出せる可能性が高まるので、メールの本文を引用して返信メールをすることも有効です

「このメールへの返信は不要です。」と明示する

ビジネスマナーとして、自分で出したメールでやり取りを終了させるのがよいマナーといわれています

相手企業の人からお礼のメールが届き、それにお礼返しの返信メールをしたら、また相手からお礼返しのお礼返しで返信メールがありました。

このまま延々とお礼の返事のメールの応酬が続いてしまうと、お互いに止めにくくなり、返信メールであふれて業務にも支障が出てしまいます。

これを避けるために、自分が返信メールする際は、「このメールの返信に関してはお気遣いなされませんように」あるいは「なお本メールへの返信は不要です」などと「このメールへの返信は不要」を宣言しておくと親切です

【定型文付き】ビジネスメールの書き方・送り方・マナーは?社会人の常識を基礎から解説!

お礼メールの返信の例文【ビジネス編】

お礼メール_返信_ビジネス

ビジネスシーンでの実際の返信メールの例文を見てみましょう。

企業間でお礼をする際に、メールで差し支えない場合には、メールでお礼状に代えるのが一般的です。

主催者からのお礼メールへの返信

イベント主催企業の担当者から、翌日参加に対するお礼メールが来ました。

その際の返信メールの例文です。

件名:Re.新製品披露説明会ご参加へのお礼

株式会社  A
営業部   B様

 

お世話になっております。
わざわざお礼のメールまでいただき、恐縮しております。

 

今回の貴社の新製品披露説明会は、とにかく驚くことばかりでした。しかも会場でのおもてなしにも、心から感謝いたします。

 

今後、この新製品の成長を弊社も一緒になって応援していきたいと思います。重ね重ねありがとうございました。

 

これからも宜しくお願いいたします。

 

なお、このメールへの返信は不要です。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
署名  C

ビジネス上のお礼返しメールといえども、例文のように相手の心に響くお礼のフレーズを返信メールへ織り込んでおきましょう

自分が主催者側でお礼メールをもらった時の返信

上記の例と立場が逆の場合について、ご招待したお客様からのお礼メールに対するお礼返しとしての返信メールの例文です。

件名:Re.新製品披露説明会ご招待の御礼

株式会社  D
営業部   E様

 

いつもお世話になっております。
この度は、わざわざメールを頂戴し、しかもお礼までいただきありがとうございます。

 

今回の弊社の企画に対しまして、お褒めの言葉をいただき、関係者一同、厚く御礼申し上げます。
貴社からの熱心なご質問により、弊社スタッフも反応の大きさに驚くとともに、手応えを感じ取れ、大いに喜んでおります。ありがとうございました。

 

今後とも宜しくお願いいたします。

 

なお、本メールへの返信はお気遣いなされませんようにお願いいたします。

================
署名  F

これも、単に型どおりのお礼返しメールにとどまらず、例文のように相手企業の人の心に響くお礼のフレーズをメールの中に織り込みます

接待のお礼メールへの返信

自分が接待を受けて、相手企業からお礼のメールをもらった時の返信メールの例文です。

件名:Re.この度はありがとうございます
株式会社  G
営業部   H様

 

お世話になっております。
わざわざメールをいただき、恐縮でございます。昨日はありがとうございました。H様の日頃からの心遣いには敬服しております。

 

このプロジェクトもまだまだ先が長いと思いますが、どうぞこれからも宜しくお願い致します。

 

なお、本メールへの返信は不要です。

=================
署名  I

ビジネス上の接待ですから、例文のように、礼を失しない程度のお礼を込めた返事でこの場合の返信メールは十分です

お礼メールの例文 【就活・面接】

お礼メール_返信_就活

ここまでは、お礼メールへの返信メールについて解説してきました。

次は、就活や面接でお世話になった人事の採用担当者へお礼メールを出すときの例文を紹介します。

お礼メールの例文 【就活編】

まずは、就活中にお世話になった志望企業の人事担当者へのお礼メールの例文です。

件名:内定のお礼(○○大学・J)

株式会社 K
人事部  L様

 

お世話になってます。○○大学・法学部のJです。
この度は、貴社から内定をいただき、心から感謝しております。また、就職活動の際には、L様には大変お世話になり、お礼を申し上げます。

 

これから先、貴社のお役に立てるよう、精進して行く所存ですので、宜しくご指導ご鞭撻のほどお願いします。

 

なお、本メールへの返信はお気遣いなされませんようにお願いします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
署名  J

就活の締めくくりとして、きちんと感謝とお礼を伝え、今後の抱負・決意表明をしておきましょう

内定をもらったら就活としてはゴールですが、今度は新しい人生のスタートとなることを忘れないでください。

お世話になったお礼

就活ではありがちなことですが、最終的に別の企業に行くことになってしまっても、最後まで引き留めてくれた企業の採用担当者へのお礼メールの例文です。

件名:たいへんお世話になりました(お礼)

株式会社  M
人事部   N様

 

この度は、いろいろとお世話になり、ありがとうございました。
最後まで迷いましたが、結局他社へ参ることになりました。N様には、ひとかたならずお世話になり、またご迷惑をおかけして申し訳ございません。

 

社会に出る前に、N様の仕事ぶりを拝見させていただき、大変参考になりました。ありがとうございました。

 

なお、本メールへの返信は不要です。

ーーーーーーーーーーーーーーーー
署名  O

相手もビジネスで就活に当たっていますので、ある程度割り切っていると思いますが、例文のようなメールがくるとやはり嬉しいものです。

ただし、返事が来ても困りますので、適度に距離を取ったドライなメールが好ましいです。

就活の締めくくりとして誠意を持って送信しましょう

お礼メールの例文 【面接編】

転職の面接などで、お世話になった担当者へのお礼メールの例文です。

件名:採用のお礼

株式会社 P
人事部  Q様

 

お世話になってます。

 

この度は、採用のご連絡をいただき、心から感謝しております。
また、Q様には転職のご相談の時から長きに亘り、大変お世話になり、ありがとうございます。

 

秋から出社する予定ですので、まだしばらく先になりますが、出社の際にはご挨拶に伺います。
これからもどうぞ宜しくお願いします。

 

なお、本メールへの返信は不要です。

==================
署名  R

転職の採用面接の場合は、新卒の就活と比べると面接者の人数が少ないことから、担当者はあなたをよく認識しているでしょう。

これからお世話になることを踏まえて、誠意を持ってお礼メールをします

転職エージェントへのお礼

転職を紹介してくれた人材紹介会社担当者へのお礼メールの例文です。

件名:今回の転職のお礼

株式会社  S
コンサルティング室 T様

 

お世話になってます。

 

この度は、希望通りの転職先企業をご紹介いただき、誠にありがとうございます。
また、T様におかれましては、私のわがままをお聞き入れくださり、心から感謝しております。

 

幸い、先日の面接で採用が決まりました。早速○月○日から出社予定です。

 

今後ともご活躍のほど祈念しております。

 

本メールへの返信は不要です。

===============
署名  U

採用面接がうまくいった際に、お礼のメールをします。

転職エージェントの担当者も面接結果を心配して待っているでしょうから、決まったらすぐにメールでお礼と主に報告しましょう

お礼メールの返信に使えるフレーズ

お礼メール_返信_フレーズ
ここでは、お礼メールの返信に使えるフレーズをいくつか紹介します。

社外からの打ち合わせお礼メールへの返信メール

自社で実施した打ち合わせに対して、検討事項の報告を交えて先方からお礼メールが届きました。

これに対する返事として、返信メールで使えるフレーズの例文

  • 「こちらこそご足労いただきありがとうございました。」
MEMO

打ち合わせのために先方からわざわざ自社へ来てくれたことへの感謝の気持ちを返信メールで示してます。

打ち合わせを踏まえて、先方が回答をくれた際のお礼返信メール例文

  • 「ご多忙のところ早々にご回答いただき大変恐れ入ります。」
MEMO

「恐れ入る」は「申し訳なく思う、恐縮する」の意味です。

先方が早めに返事をくれたことに対する感謝の意を返信メールで示してます。

先方が打ち合わせのお礼をしつつも、残念ながら断ってきた場合の返信メール例文

  • 「今回は残念なご返事となりましたが、また別の機会にお力添えいただければと存じます。」
MEMO

「お力添え」は「お手伝い」をしてもらうことの意味です。

今回のことは別にして、両社の関係は良好に維持したいとの意向を示しましょう。

ビジネスではこのような心遣いが返事のメールでも大切です。

同じ言葉を繰り返すメールよりも、少し変化をもたせた返信メールのほうが、相手も誠意を感じてくれやすいでしょう。

社内の打ち合わせお礼メールへの返信メール

社内打ち合わせのお礼メールが、上司や他部署から届いた場合の返信メール例文を紹介します。

上司からアドバイスとともに労をねぎらうお礼メールが届いた際の返信メール例文

  • 「ご助言およびご指摘ありがとうございます。」
MEMO

上司からのお礼メールには、さらなる確認事項が含まれているのが通例です。

このようなケースのメールに用いるフレーズです。

他の部署との打ち合わせのお礼メールが届いた際の返信メール例文

【有意義な場が持てたのか不安な場合】

  • 「私どもでよろしければ、是非またお声かけください。」
MEMO

どちらかというとお役に立てなかったのではないかと不安な際に送るメール例文です。

【力になれたなと自信がある場合】
  • 「お役に立てたようで大変嬉しく思います。」
MEMO

「立てたようで」と推察の形で返信メールしているところがマナーです。

もう少し自信があれば、「お役に立てたものと自負しております」と返信メールしますが、あまり言い過ぎないのがマナーでしょう。

お礼メールを作成するときのマナー

お礼メール_マナー
ビジネス、就活、面接等で、お礼メールを作成するときのマナーをまとめました。

お礼メールを作成するときのマナー
  • 感謝の気持ちを表す
  • 相手の文章に合わせて返信する
  • 返信不要の旨を示す

感謝の気持ちを表す

お礼メールは、簡潔に感謝の気持ちを表しましょう。

迅速な対応に対するお礼メール例文

  • 「早速のご対応、ありがとうございます。」
  • 「迅速なご対応をいただきまして、深謝いたします。」

相手が思いがけずコンタクトをしてきてくれた場合のお礼メール例文

  • 「ご丁寧にご連絡をくださいまして誠にありがとうございます。」

打ち合わせなどで時間を取ってくださったときのお礼メール例文

  • 「先日は打ち合わせに際し、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。」

打ち合わせに来てくださった場合のお礼メール例文

  • 「先日はご多忙にもかかわらず、打ち合わせにご足労いただき誠にありがとうございました。」

相手の文章に合わせて返信する

相手が目上の場合や社外の場合など、相手に失礼にならないように返信メールをしなくてはなりません。

では、どのように返信メールすれば、相手に違和感を抱かせにくくすることができるのでしょうか。

それは、相手の文体に合わせてメールすることです

相手が長文であれば、こちらが簡潔過ぎると物足りなく感じるでしょうし、相手が堅苦しい文章のときには、こちらはくだけ過ぎないように留意して返信メールをしなければいけません。

相手がくだけた文体のメールを送ってきたとしても、ビジネス上のやりとりなのでこちらは一定のマナーを守り、返信メールをしましょう。

なお、就活や面接の場合は、ある程度定型的な誠実な返信メールをしたほうが無難ですので、上記のような心配はいらないでしょう。

返信不要の旨を示す

あなたが、お礼メールへ返信したところ、相手からまた返信メールが来てしまったら、延々と続く不毛なループに入ってしまいます。

これを避けるために、お礼メールへの返信メールの段階で、「このメールへの返信は不要です」等の文言を用いて、上記のような事態を予防しておく必要があります

しかし、返信不要の旨記載したのに、返信が来てしまった時にはどう対応すればよいでしょうか。

これには社会人マナーとして、是非とも返信しましょう。

相手は、毎日何百件というメールをさばいて、わざわざ返信メールを送信してくださったのですから。

ただし、今度こそ自分が出すメールで終わりにしなくてはなりません。

ビジネスでは、このような場合、自分→相手→自分の一往復半で集結するというマナーがあります

「本メールへの返信はどうかお気遣いなされませんようにお願いいたします」というように記載の上、返信しましょう。

心遣いを大切にして返信しましょう

お礼メールをいただいたら、あなたの心遣いが試されていると思いましょう。

この時に、きちんとした返信メールをしなければならないと思うあまり、先延ばしにしてしまってはいけません。

まずはクイックレスポンスが一番です

これが相手の心に一番響きます。

そして、お礼や感謝の気持ちを誠実に、丁寧にお伝えしましょう。

返信メールの際に役立つ例文をたくさん紹介してきましたが、状況や相手に合わせて、アレンジしながら使ってみてください。

ビジネスシーンでは、ひと手間かけたことが、時に大きな成果をもたらします

忙しいながらも誠意を持って発した返信メールが、あなたの評価を上げてくれるでしょう。

「お礼メールの返信」まとめ
  • できるだけ早く返信する
  • お礼返しとして感謝の気持ちを示す
  • 件名はRe.を残し、必要であれば本文を引用する
  • このメールへの返信は不要です。」と明示する

キャリアアップや転職をお考えの方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。

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