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【例文あり】退職の挨拶はメールでもいい?正しい送り方と送るタイミングを解説

退職の挨拶はメールでもいいの?

退職の挨拶の目的って何?

取引先への退職挨拶をメールで済ませてもマナー違反ではない?

そんな疑問を持ったことはありませんか?

退職に際して、挨拶はつきものです。

しかし、そもそもメールで済ませていいのか、どのような内容のメールを送ればいいのか、迷いますよね。

そこでこの記事では、退職の挨拶をメールでするときのマナーや、送るタイミング、例文などをご紹介します。

この記事を読んで、スマートで正しい退職挨拶メールの送り方を覚えましょう!

退職の挨拶をメールでざっくりいうと
  • 退職の挨拶はメールでもOK!一括送信もOK
  • 退職の挨拶メールは、感謝の気持ちを伝えるもの
  • 社内向けの退職挨拶メールは、最終出勤日がベスト
  • 社外向け退職挨拶メールは、退職の2週間~3週間前に送ろう
  • 取引先やお得意先向けの退職挨拶メールは、後任者の紹介も忘れずに
  • 退職メールへの返信は、感謝とねぎらいの言葉を
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 退職の挨拶はメールでもいい?

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退職_挨拶_メール

退職の挨拶をメールで済ませてもいいの?と思っている人もいるかもしれません。

もちろん、直接会って挨拶できる人へは直接挨拶するのがベター

しかし、なかなか会えない人や、タイミングが合わなかった人へは、メールでの挨拶だとしてもマナー違反なんてことはありません。

退職の際、挨拶をするのはビジネスパーソンとしての最低限のマナーです。

メールの受け手がイヤな印象を受けないよう、マナーとタイミングを守った退職の挨拶メールを送りましょう。

退職の挨拶の目的

退職_挨拶_メール_目的

そもそも、退職の挨拶は何のために必要なのでしょうか。

退職の挨拶は、今までお世話になった感謝とお礼の意味があります。

また、「立つ鳥跡を濁さず」とも言うように、最後までお互い気持ちよく過ごすために必要なものでもあります。

ひょっとしたら、転職の場合、取引先として、また一緒に仕事をする機会があるかもしれません。

そのときのためにも、最後まで好印象を与えられるようにしておきましょう。

基本マナー

退職_挨拶_メール_基本マナー

退職挨拶メールの基本マナーをご紹介します。

まず、退職挨拶メールへは、今までお世話になった感謝の気持ちを述べましょう。

一斉送信でもマナー違反ではありませんが、特にお世話になった方へは、個別でメールを送るとより好印象です。

一斉送信する際は、「TO」「CC」「BCC」の使い分けにも気を付けましょう。

退職の挨拶メールを送るタイミングも重要です。送る相手によって、タイミングが異なるので、詳しくご紹介していきます。

退職メールの例文とタイミング|社内

退職_挨拶_メール_タイミング

退職の挨拶メールを、社内へ送るときのマナーやタイミング、例文をご紹介します。好印象なまま退職できるよう、覚えておきましょう。

社内で退職メールを送る場合
  • 一斉送信する場合は「TO」「CC」「BCC」をきちんと使い分ける
  • 送るタイミングは社内ルールもしくは、最終出勤日の終業時間前

社内に送るときのマナー

退職_挨拶_メール_社内

社内へ退職の挨拶メールを送るときのマナーをご紹介します。

まず、「TO」「CC」「BCC」をきちんと使い分けましょう

一斉送信する際は、「TO」に自分のアドレスを入れて、「BCC」に送り先のアドレスを入れるのがベターです。

また、特にお世話になった人や上司へは、個別にメールを送るのがいいでしょう。

今までお世話になった感謝の気持ちを込めて、丁寧な言葉遣いを心がけてください。

MEMO

一斉送信をする場合:『TO』に自分のアドレスを入れる&『BCC』に送り先のアドレスを入れる

個別送信をする場合:『TO』に自分のアドレスを入れる&『CC』に送り先アドレkすを入れる

タイミング

退職_挨拶_メール_社内_タイミング

社内へ退職の挨拶を送るタイミングは、社内ルールや慣習があればそれに従います。

特にない場合は、最終出勤日の業務終了前がベターです。

業務が特に忙しい時間帯(コアタイム)は避けるのがマナーです。

例文

退職_挨拶_メール_社内_例文

社内宛の退職挨拶メールの例文をご紹介します。

件名には退職の挨拶であることが、一目で分かるようにしておきましょう。

退職理由を詳しく書く必要はありません。

退職後の連絡先は、記載したければ記載してもOKです。

件名:退職のご挨拶/(自分の名前)

本文:
○○部の皆様、お疲れ様です。

このたび、一身上の都合により○月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。

本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

 

在籍中はいたらぬ点もあったかと思いますが、お世話になりありがとうございました。

業務を通して多くの方々と関わり、さまざまなことを学ばせていただきました。

壁にぶつかるたびに、皆様からあたたかい叱咤激励のお言葉をかけていただき、本当に感謝しております。

今後もこの会社で培った経験を、活かしていきたいと思っております。

 

今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらへご連絡をいただけると幸いです。

 

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

今まで、本当にありがとうございました。

(自分の名前)

メール:xxx@xxxxx
携帯:xxx-xxx-xxx

退職メールの例文とタイミング|社外

退職_挨拶_メール_社外

社外への退職挨拶も、メールでの挨拶でかまいません。

もちろん、一斉送信してもマナー違反にはなりませんので、挨拶に直接伺えなかったときは、メールで丁寧に退職の挨拶をしておきましょう。

社外に退職挨拶メールを送るときのマナーやタイミング、例文をご紹介します。

社外に退職メールを送る
  • 件名は退職の挨拶であることが一目でわかるようにする
  • 退職理由は詳しく書かなくて良い
  • 退職後の連絡先は記載しない
  • 後任がわかるなら、後任の氏名も明記しておく

社外に送るときのマナー

退職_挨拶_メール_社外_マナー

社外へ退職の挨拶メールを送るときのマナーをご紹介します。

社外へ退職の挨拶メールを送るときは一斉送信でもかまいません。

ただ、社内へ送るときと同じく、「TO」「CC」「BCC」をきちんと使い分けましょう。

「TO」に自分のアドレス、「BCC」に相手のアドレスを入れるといいでしょう。

タイミング

退職_挨拶_メール_社外_タイミング

社外へ退職の挨拶メールを送るときは、タイミングがとても大切です。

退職日の2週間~3週間前に、挨拶メールを送るようにしましょう。

余裕をもって退職を伝えることで、後任者の挨拶などがスムーズに進みます。

あまり退職の挨拶メールを早く送りすぎると、「この取引はどうなってしまうのか」など、相手を不安にさせてしまう恐れがあります。

社外へ退職の挨拶メールを送るタイミングは、2週間~3週間前がベストだと覚えておきましょう。

有給休暇を取得するため、退職日よりも前が最終出勤日になる場合は、最終出勤日の2週間~3週間前には、挨拶メールを送っておくのがおすすめです。

送る時間帯にも配慮が必要になります。

相手の終業時間の1時間前がベストでしょう。

相手の忙しい時間帯(コアタイム)に送ってしまうと、迷惑をかけてしまう恐れもあります。

社外の方とも今後どこで一緒に働くことになるかわかりません。相手を不快な気持ちにさせないよう、退職の挨拶メールを送るタイミングには十分気を付けてください。

MEMO

社外への退職メール:最終出勤日の2~3週間前

相手の就業時間の1時間前がベスト

例文

退職_挨拶_メール_社外_例文

社外宛の退職挨拶メールの例文をご紹介します。

件名は社内宛と同じく、退職の挨拶であることが、一目で分かるようにしておきましょう。

退職日または最終出勤日を明記しておきましょう。

退職理由を詳しく書く必要はありません。

退職後の連絡先は、記載しないほうがいいでしょう。

退職後の連絡先を記載することで、「顧客を持っていくつもりでは?」と誤解されかねません。

また、必ず後任者の氏名を明記しておきましょう。後任者がいない場合は、お礼の挨拶のみでかまいません。

MEMO
  • 件名は退職の挨拶であることが一目でわかるようにする
  • 退職理由は詳しく書かなくて良い
  • 退職後の連絡先は記載しない
  • 後任がわかるなら、後任の氏名も明記しておく

件名:退職のご挨拶(××株式会社 △△(自分の名前))

 

本文:

株式会社○○○○ ●●様
いつも大変お世話になっております。××株式会社の△△(自分の名前)です。

 

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により○月○日を持って退社することになりました。

●●様にはこれまで何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。

本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでの挨拶になりましたことお詫び申し上げます。

 

後任は同じ部署の◎◎が務めさせていただきます。

後日改めて◎◎がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

 

最後になりましたが、貴社のご発展と●●様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

△△(自分の名前)

退職メールの例文とタイミング|取引先・お得意先

退職_挨拶_メール_取引先

取引先やお得意先への退職の挨拶は、できれば直接伺っての挨拶がベターです。

しかし、時間や距離の制約から、直接お伺いすることが難しい場合は、メールでの挨拶でもかまいません。

取引先やお得意先への、退職の挨拶メールのマナーやタイミング、例文をご紹介します。

取引先・お得意先に送るときのマナー

退職_挨拶_メール_取引先_マナー

取引先やお得意先へ、退職の挨拶メールを送るときのマナーをご紹介します。

取引先やお得意先へは、一斉送信は避けたほうが無難でしょう。

一斉送信だと、軽んじていると受取られかねません。個別に送るのがベターです。

また、取引先やお得意先の場合は、後任者がいるので、後任者の挨拶へ伺う日程なども相手にたずねる文面を入れましょう。

今後もしっかり付き合いが続くのだと、相手に安心感を与えられるでしょう。

取引先やお得意先へ、退職の挨拶メールを送るタイミングは、後任者の挨拶なども考え、2週間~3週間前には送るようにしましょう。

あまりにも急すぎたり早すぎたりすると、相手に不快な印象を与えるだけでなく、今後の業務に支障がでることもあります。

送る時間帯も、相手の忙しい時間帯(コアタイム)は避けたほうが無難でしょう。

今後の付き合いもある、取引先やお得意先ですから、送るタイミングにも十分配慮してください。

MEMO
  • 一斉送信は避けたほうが無難
  • 後任者の挨拶で伺う日程なども相手にたずねる
  • 最終出勤日の2週間~3週間前
  • コアタイムは避ける

例文

退職_挨拶_メール_取引先_タイミング

取引先やお得意先宛の、退職挨拶メールの例文をご紹介します。

件名は社外宛と同じく、退職の挨拶であることが、一目で分かるようにしておきましょう。

退職日もしくは最終出勤日を明記してください。

退職理由は、「一身上の都合により」としてOKです。詳しく書く必要はありません。

親しい間柄で、結婚や出産などおめでたい理由の時は、書いてもかまいません。

退職後の連絡先は、記載しないほうがいいでしょう。

また、必ず後任者の氏名を明記し、挨拶へ伺いたい旨と、希望日時などを書いておくと、相手に安心感を与えられます。

MEMO
  • 件名は退職の挨拶であることが一目でわかるようにする
  • 退職理由は詳しく書かなくて良い
  • 退職後の連絡先は記載しない
  • 後任者の氏名を明記し、挨拶へ伺いたい旨と、希望日時などを書いておく

件名:退職のご挨拶(××株式会社 △△)

 

本文:

株式会社○○○○ ●●様

いつも大変お世話になっております。

 

××株式会社の△△です。

 

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により○月○日をもって
××株式会社を退職することになりました。

在職中は●●様には何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。

 

ここにあらためてお礼を申し上げます。

本来ならば、直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、
メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

 

後任は□□という者が務めさせていただきます。

お時間をいただけるようでしたら、後任の□□とご挨拶に伺いたく存じます。

以下日程のご都合はいかがでしょうか。

 

・○月○日(○)○○:○○
・○月○日(○)○○:○○
・○月○日(○)○○:○○

ご検討のほどよろしくお願い致します。

 

末筆ながら、貴社のご発展と●●様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

 

△△(自分の名前)

退職メールをもらったら?返信マナー解説

退職の挨拶メールをもらったときの、返信マナーをご紹介します。

特に親しくなかったり、一斉送信された退職の挨拶メールは、返信しなくてもマナー違反ではありません。

大きな会社だと、部署宛に送られたメールもあるでしょう。

しかし、個別に送られてきた退職の挨拶メールには、返信するのがマナーです。

退職の挨拶メールを確認したら、速やかに返信しましょう。返信内容は特にマナーやルールはありませんが、「お世話になりました」「お疲れさまでした」と感謝とねぎらいの言葉を返すのが無難でしょう。

退職の挨拶メールの返信で、詳しい退職理由や転職先を聞くのはマナー違反です。

よほど親しい相手でも、相手から話してこない場合は、聞かないでおきましょう。

退職の挨拶メールに対する、返信の例文をご紹介します。

【社内宛】

●●部
〇〇さま

 

メール、ありがとうございました。

これまで本当におつかれさまでした。

 

〇〇さんには大変お世話になりました。

一緒にお仕事できなくなるのは残念ですが、〇〇さんの今後のご活躍を祈念いたします。

 

△△(自分の名前)

【社外宛】
〇〇株式会社
〇〇様

平素より大変お世話になっております。

△△株式会社の△△でございます。

 

このたびは、お忙しい中ご丁寧なご挨拶をいただき、誠にありがとうございました。

ご退職なされるとのこと、はじめてお伺いし、大変驚いている次第です。

 

〇〇様にはこれまで本当にお世話になりました。

 

ご一緒にお仕事ができなくなるのは誠に残念ではございますが、
〇〇様の今後のさらなるご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

 

またお目にかかる機会がありましたらうれしく存じます。

△△(自分の名前)

退職の挨拶メールまとめ

退職_挨拶_メール_まとめ

退職の挨拶メールについてご紹介しました。

退職の挨拶メールは、今までの感謝の気持ちを伝えるものです。

今後も付き合いが出てくる人もいるでしょうから、相手を不快な気持ちにさせないよう、スマートに送るように心がけましょう。

退職の挨拶をメールでざっくりいうと
  • 退職の挨拶はメールでもOK!一括送信もOK
  • 退職の挨拶メールは、感謝の気持ちを伝えるもの
  • 社内向けの退職挨拶メールは、最終出勤日がベスト
  • 社外向け退職挨拶メールは、退職の2週間~3週間前に送ろう
  • 取引先やお得意先向けの退職挨拶メールは、後任者の紹介も忘れずに
  • 退職メールへの返信は、感謝とねぎらいの言葉を
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    ①キャリアアドバイザーとの相性
    ②エージェントが総合型か専門型か
    ③サポートの充実度
  • 担当者のメッセージの返信スピードや、ヒアリングの丁寧さはしっかりチェックすべき。
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